Eine Möglichkeit für die lückenlose Transportdokumentation ist der digitale Frachtbrief. Wir möchten Ihnen einen Überblick zum Stand der Dinge geben. Ebenso zeigen wir auf, welche Vorteile diese Innovation generiert und wie sie auch für kleine Kunden realisierbar ist.
Mithilfe der Digitalisierung werden Abläufe vereinfacht und vielfach beschleunigt. Ein Teilbereich der Logistik, der besonders davon profitiert, ist der bürokratische Part von Transporten. Diese müssen stets lückenlos dokumentiert werden, da es bei den beförderten Gütern nicht selten um hohe Summen geht. Die Frachtpapiere müssen beispielsweise in dreifacher Ausfertigung vorliegen, da die Versandstelle, der Carrier und auch der Empfänger ein eigenes Dokument benötigt.
Kommen während der Lieferung Papiere abhanden, führt das zu erheblichen Problemen: Abrechnungen stagnieren, Wartezeiten an Grenzen oder am Zielort entstehen, Notizen zu möglichen Frachtbeschädigungen können nicht eingesehen werden. Die Einführung einer papierlosen Supply Chain hilft, deren Umsetzung zu vereinfachen – und spart Zeit und damit auch Kosten: Zeitersparnisse bei Erstellung, Versand, Unterschriften und vor allem Archivierung der Frachtpapiere ergeben einen Erlass von bis zu 13 Euro pro Dokument. Das ging aus einer Studie der Universität Hasselt in Belgien von 2019 heraus und bestätigte Ergebnisse älterer Studien. Hinzu kommt der Nachhaltigkeitseffekt. Durch die Übertragung von Daten in Echtzeit werden die Prozesse effizienter und einem Datenverlust wird vorgebeugt.
Vorteile:
Einsatz im Speditionsalltag
Im digitalen Frachtbrief fließen Informationen aus allen Schritten eines Logistikprozesses zusammen. Alle betreffenden Daten werden in einem Dokument gesammelt und stehen den Beteiligten der Lieferkette auf Tastendruck jederzeit zur Verfügung.
Eine Investition in die entsprechende Software für digitales Dokumentenmanagement ist für kleinere und mittelständische Speditionen die einfachste Option – die Zahl der Anbieter am Markt wächst aktuell. Da der digitale Frachtbrief auch auf den immer häufiger eingesetzten Fahrer-Smartphones genutzt werden kann, bedarf es nur selten der zusätzlichen Anschaffung von Hardware. Die reine Ansicht der Daten kann über das gängige PDF-Format realisiert werden und ermöglicht so allen Beteiligten der Supply Chain problemlos einen transparenten Überblick zum Status Quo. Für das geschützte Eingeben von Änderungen in diese elektronische Akte existieren selbstverständlich hohe Verschlüsselungsstandards.
Safety first
Softwareanbieter erstellen sichere digitale Frachtbriefe über die sogenannte Distributed-Ledger-Technologie (DLT). Die Blockchain-Technik basiert auf jener DLT und ermöglicht so eine revisionssichere Abwicklung der Transportdokumentation. Über diese Lösung werden Smart Contracts generiert, die die elektronischen Frachtbriefe vor Manipulation schützen – denn hier entsteht eine Art digitaler Fingerabdruck, der Hashwert.
Dieser Wert erlaubt mit der jeweiligen Transaktionsnummer stets eine eindeutige Zuordnung. Sie wird beim Warenumschlag mittels Smart Contract im Blockchain-Netzwerk überprüft und stellt während dieses Schrittes die Verbindung zwischen Transportmittel und Frachtpapier her. Wenn eine gültige Transaktion vorliegt, wird diese mit einem Zeitstempel und einer GPS-Markierung versehen und wieder in die Blockchain eingespeist. Die Teilnehmer der Blockchain haben so die Möglichkeit die Gültigkeit eines Frachtpapieres und den darin erwähnten Fahrgestellnummern online zu prüfen und zu verifizieren. Für die Anwender aus der Speditionsbranche, die die entsprechenden Apps für ihre Fahrer auf deren Smartphones freischalten, ergeben sich durch die nun vermehrt im Hintergrund laufende Blockchain-Technik keine Unterschiede bei der Nutzung.
Realitätscheck: Rein digitaler Frachtbrief schon möglich?
Seit 2013 ist im deutschen Handelsgesetzbuch § 408 Absatz 3 festgelegt, dass der elektronische Frachtbrief dem gedruckten gleichgestellt ist – eigentlich müsste im Idealfall also kein gedruckter Frachtbrief mehr mitgeführt werden. Aber Achtung: Dies trifft noch nicht für den im grenzübergreifenden Straßengüterverkehr benötigten CRM-Frachtbrief zu. Dieser wird in einigen Ländern bereits in seiner digitalen Form, kurz e-CRM, verwendet. In Deutschland wurde das Zusatzprotokoll zum CRM, das seine elektronische Variante erlauben würde, noch nicht ratifiziert. Hier müssen die Dokumente also zunächst noch weiter bzw. zusätzlich in Papierform vorliegen.
Bis der digitale Frachtbrief der alleinige Standard der Transportdokumentation wird, sind demnach noch einige Hürden zu überwinden. Angesichts der hier aufgeführten Vorteile scheint dies aber nur eine Frage der Zeit.