Tisková lišta

Kontrolní seznam

Údržba kmenových dat

Zavedení systému řízení dopravy výrazně zjednodušuje každodenní práci v spediční firmě. Rozhodujícím předpokladem pro efektivní využití takového softwaru jsou dobrá kmenová data. Z tohoto důvodu by měl každý, kdo zavádí nový TMS, investovat dostatečný čas předem do čištění a údržby stávajících dat. To se může na první pohled zdát zdlouhavé, ale z dlouhodobého hlediska se to vyplatí.

Co jsou kmenová data?
Definice Kmenová data, nazývaná také statická data nebo základní data, označuje data, která obsahují základní informace o provozně relevantních objektech, které jsou nutné pro průběžné zpracování v obchodních procesech. Kmenová data navíc zůstávají v platnosti po relativně dlouhou dobu a jsou několikrát zpracována.

Mezi hlavní typy kmenových dat ve smyslu TMS patří:

  • Adresy (geokódované, viz níže)
  • Údaje o flotile
  • Osobní údaje
  • Údaje o produktu
  • Šablony objednávek
  • Šablony prohlídek

Pravidla nahrávání/revizí:
Předpokladem pečlivého zpracování kmenových dat je katalog pravidel, který by měla mít nebo vytvořit každá firma. Tím je jasně definováno, jak se údaje zaznamenávají, která povinná pole musí být vyplněna a jak jsou údaje nakonec zpracovávány. Jasně regulovaný pravopis je důležitý.

Příklady pravidelných pravopisů:

  • Musterstr. / Musterstrasse / Musterstrasse
  • Jméno, příjmení nebo naopak
  • SPZ vozidla: M-AN 123 nebo M AN 123
  • Použití speciálních znaků

Jak přenést data ze starého systému do nového:

  • Vytvořte seznam – pokud možno upravitelný – všech typů kmenových dat ze starších systémů (např. ve formátu .csv).
  • Odstraňte nepotřebné, staré a vadné datové sady, aby nadále nebyly zahrnuty do nového systému.
  • V případě potřeby upravte neúplné, nesprávné datové záznamy a zajistěte, aby se data v jednotlivých sloupcích zobrazovala co nejvíce odděleně. To slouží ke zvýšení flexibility. Příklad: 1. sloupec „Jména“, 2. sloupec „Příjmení“.
  • Data poté „namapujete“ do formátu určeného novým poskytovatelem systému, pokud je k dispozici. Je důležité věnovat pozornost pravidlům zadávání a datovému typu (podle záhlaví sloupce).
  • Opakujte tyto kroky samostatně pro každý typ kmenových dat.

Toto je jen hrubé shrnutí podstatných a nezbytných kroků zpracování. Samozřejmě v podstatě záleží na tom, jak starý a nový systém tato data vyžaduje, zda poskytuje povinná pole a co je pro vás důležité v oblasti kmenových dat.

Nezapomeňte to před zahájením procesu podrobně a jasně koordinovat s vedením vašeho projektu!

Geokódování kmenových dat adresy
Geokódování poskytuje znatelnou úlevu a úsporu nákladů při každodenní práci a rozhodně by se mělo provádět při záznamu nových dat nebo přenosu starých dat. Ale buďte opatrní: nedostatek opatrnosti při geokódování spadá do kategorie „malá příčina, velký problém“.

Co jsou georeferenční data?
„Geokódování je (složitý) proces, ve kterém jsou poštovní adresy kontrolovány pomocí referenční databáze, v případě potřeby vylepšeny a opatřeny prostorovým odkazem (Zdroj: Wikipedia)

Takzvané georeferencování umožňuje například přesně kombinovat ulice a názvy ulic nebo kompletní zobrazení map s leteckým snímkem.

Souřadnice X/Y (zeměpisná délka/šířka) z tohoto kódování jsou zvláště důležité pro TMS. To dokáže přesně zpracovat jakýkoli navigační software dostupný na trhu.

Některé TMS (např. RIO Cartright) také nabízí možnost uložení jiného geobodu ze souřadnic X/Y na adresu za účelem optimalizace navigace v obtížných situacích vykládání (např. pokud je vykládací rampa na dvorku). Do této funkce se vyplatí investovat čas a přesně kódovat.

Máte zájem o systém řízení dopravy společnosti Cartright RIO ?

Zanechte nám prosím své kontaktní údaje a my se vám nezávazně ozveme s dalšími informacemi. Rádi vám poradíme!