Gestion des données de base

L'introduction d'un système de gestion des transports simplifie considérablement le travail quotidien dans une entreprise de transport. La condition essentielle pour pouvoir utiliser efficacement un tel logiciel est un bon ensemble de données de base. Par conséquent, quiconque introduit un TMS devrait investir suffisamment de temps à l'avance dans le nettoyage et la maintenance des données existantes. Cela peut sembler fastidieux au début, mais cela s'avère payant à long terme.

Que sont les données de base ?
La définition des données de base, également appelées données statiques ou données de référence, désigne les données qui contiennent des informations de base sur les objets pertinents pour l'entreprise, qui sont nécessaires au traitement courant des processus commerciaux. De plus, les données de base restent valables pendant une période relativement longue et sont traitées plusieurs fois.

Les principaux types de données de base au sens du TMS sont les suivants :

• Adresses (géocodées, voir ci-dessous)
• Données du parc automobile
• Données personnelles
• Données produits
• Modèles de commande
• Modèles de tournée

Règles de saisie / révision :
La condition préalable à un traitement rigoureux des données de base est un catalogue de règles que chaque entreprise devrait posséder ou créer. Celui-ci définit clairement comment les données sont saisies, quels champs obligatoires doivent être remplis et comment les données sont traitées à la fin. Des règles d'écriture clairement définies sont importantes.

Exemples de règles d'écriture :

• Musterstr. / Musterstraße / Musterstrasse
• Prénom, nom de famille ou inversement
• Numéro d'immatriculation du véhicule : M-AN 123 ou M AN 123
• Utilisation de caractères spéciaux

Voici comment transférer les données de l'ancien système vers le nouveau système :

• Créez une liste – modifiable si possible – de tous les types de données de base de l'/des ancien(s) système(s) (par exemple, au format .csv).
• Supprimez les enregistrements inutiles, anciens et défectueux afin de ne pas continuer à les transférer dans le nouveau système.
• Modifiez les enregistrements incomplets ou erronés si nécessaire et veillez à ce que les données apparaissent séparément dans des colonnes distinctes, si possible. Cela sert à la flexibilisation. Exemple : 1ère colonne „Prénoms“, 2e colonne „Noms de famille“.
• Ensuite, „mappez“ les données dans le format prédéfini par le fournisseur du nouveau système, si disponible. Il est impératif de respecter les règles de saisie et le type de données (en se basant sur l'en-tête de la colonne).
• Répétez ces étapes séparément pour chaque type de données de base.

Il ne s'agit que d'un résumé grossier des étapes de traitement essentielles et nécessaires. Bien entendu, cela dépend essentiellement de la manière dont l'ancien et le nouveau système ont besoin de ces données, les prévoient comme champs obligatoires et de ce qui est important pour vous dans le domaine des données de base.

Définissez cela impérativement de manière approfondie et claire avec votre chef de projet avant le début du processus !

Géocodage des données de base d'adresses
Un géocodage assure des facilités et des économies de coûts notables dans le travail quotidien et devrait impérativement être effectué lors de la nouvelle saisie ou de la reprise d'anciennes données. Mais attention : un manque de soin lors du géocodage entre dans la catégorie „Petite cause, grande conséquence“.

Que sont les données géoréférencées ?
„Le géocodage désigne un processus (complexe) dans lequel les adresses postales sont vérifiées à l'aide d'un stock de référence, éventuellement améliorées et dotées d'une référence spatiale.“ (Source : Wikipédia)

La géo-référenciation permet donc de combiner avec précision, par exemple, des rues et des noms de rues ou des représentations cartographiques complètes avec une image aérienne.

Pour le TMS, les coordonnées X/Y (longitude/latitude) issues de ce codage sont particulièrement importantes. Tout logiciel de navigation courant peut les traiter avec précision.

Certains TMS (par exemple, RIO Cartright) offrent en outre la possibilité d'enregistrer également un point géographique différent à partir des coordonnées X/Y pour une adresse, afin d'optimiser la navigation dans les situations de déchargement difficiles (par exemple, lorsque la rampe de déchargement se trouve dans l'arrière-cour). Il est utile d'investir du temps dans cette fonction et de coder avec précision.