Mantenimento dei dati anagrafici

L'introduzione di un sistema di gestione dei trasporti semplifica notevolmente il lavoro quotidiano in un'azienda di spedizioni. Il prerequisito fondamentale per l'utilizzo efficace di tali software sono buoni dati anagrafici. Per questo motivo, chiunque introduca un nuovo TMS dovrebbe investire tempo sufficiente in anticipo nella pulizia e nella manutenzione dei dati esistenti. All’inizio può sembrare noioso, ma alla lunga ripaga.

Cosa sono i dati anagrafici?
La definizione Dati anagrafici, detti anche dati statici o dati di base, si riferisce a dati che contengono informazioni di base su oggetti rilevanti dal punto di vista operativo necessari per l'elaborazione continua nei processi aziendali. Inoltre i dati anagrafici rimangono validi per un periodo di tempo relativamente lungo e vengono elaborati più volte.

I principali tipi di dati anagrafici ai sensi del TMS includono:

• Indirizzi (geocodificati, vedi sotto)
• Dati della flotta
• Dati personali
• Dati del prodotto
• Modelli di ordine
• Modelli di tour

Regole di registrazione/revisione:
Il presupposto per un'accurata elaborazione dei dati anagrafici è un catalogo di regole che ogni azienda dovrebbe avere o creare. Ciò definisce chiaramente come vengono registrati i dati, quali campi obbligatori devono essere compilati e come i dati vengono infine elaborati. L'ortografia chiaramente regolamentata è importante.

Esempi di ortografia regolare:

• Musterstr. / Musterstrasse / Musterstrasse
• Nome, cognome o viceversa
• Veicolo targato: M-AN 123 o M AN 123
• Utilizzo di caratteri speciali

Come trasferire i dati dal vecchio sistema al nuovo sistema:

• Creare un elenco, se possibile modificabile, di tutti i tipi di dati anagrafici dei sistemi legacy (ad esempio in formato .csv).
• Rimuovere i set di dati non necessari, vecchi e difettosi in modo che non continuino a essere inclusi nel nuovo sistema.
• Se necessario, modificare i record di dati incompleti o errati e assicurarsi che i dati appaiano il più separati possibile nelle singole colonne. Ciò serve ad aumentare la flessibilità. Esempio: 1a colonna “Nomi”, 2a colonna “Cognomi”.
• Quindi “mappa” i dati nel formato specificato dal nuovo fornitore di sistema, se disponibile. È importante prestare attenzione alle regole di immissione e al tipo di dati (in base all'intestazione della colonna).
• Ripetere questi passaggi separatamente per ciascun tipo di dati master.

Questo è solo un riassunto approssimativo delle fasi di lavorazione essenziali e necessarie. Naturalmente dipende essenzialmente da come il vecchio e il nuovo sistema richiedono questi dati, se sono campi obbligatori e cosa è importante per te nell'area dei dati anagrafici.

Assicurati di coordinarlo con la gestione del progetto in dettaglio e chiaramente prima di iniziare il processo!

Geocodifica dei dati anagrafici degli indirizzi
La geocodifica offre un notevole sollievo e un risparmio sui costi nel lavoro quotidiano e dovrebbe essere assolutamente eseguita quando si registrano nuovi dati o si trasferiscono vecchi dati. Ma attenzione: una mancanza di attenzione quando la geocodificazione rientra nella categoria “piccola causa, grosso problema”.

Cosa sono i dati georeferenziati?
"La geocodificazione è un processo (complesso) in cui gli indirizzi postali vengono controllati con l'aiuto di un database di riferimento, eventualmente migliorati e dotati di un riferimento spaziale." (Fonte: Wikipedia)

La cosiddetta georeferenziazione consente, ad esempio, di combinare con precisione strade e nomi delle strade o di completare la visualizzazione della mappa con una fotografia aerea.

Le coordinate X/Y (longitudine/latitudine) di questa codifica sono particolarmente importanti per il TMS. Qualsiasi software di navigazione disponibile sul mercato può elaborarlo con precisione.

Alcuni TMS (ad es. RIO Cartright) offrono anche la possibilità di salvare un geopoint diverso dalle coordinate X/Y ad un indirizzo per ottimizzare la navigazione in situazioni di scarico difficili (ad esempio se la rampa di scarico è nel cortile). Vale la pena investire tempo in questa funzione e codificare con precisione.