Onderhoud van stamgegevens

De introductie van een transportmanagementsysteem vereenvoudigt het dagelijkse werk in een expeditiebedrijf aanzienlijk. De cruciale voorwaarde voor een effectief gebruik van dergelijke software zijn goede masterdata. Daarom moet iedereen die een nieuw TMS introduceert, vooraf voldoende tijd investeren in het opschonen en onderhouden van de bestaande gegevens. Dit lijkt in eerste instantie misschien vervelend, maar op de lange termijn loont het de moeite.

Wat zijn masterdata?
De definitie Stamgegevens, ook wel statische gegevens of basisgegevens genoemd, heeft betrekking op gegevens die basisinformatie bevatten over operationeel relevante objecten die nodig zijn voor de verdere verwerking in bedrijfsprocessen. Bovendien blijven stamgegevens relatief lang geldig en worden ze meerdere keren verwerkt.

De belangrijkste soorten stamgegevens in de zin van het TMS zijn onder meer:

• Adressen (geocodeerd, zie hieronder)
• Vlootgegevens
• Persoonlijke gegevens
• Productgegevens
• Sjablonen bestellen
• Tour-sjablonen

Regels voor opname/revisie:
De voorwaarde voor een zorgvuldige verwerking van stamgegevens is een catalogus met regels die elk bedrijf zou moeten hebben of creëren. Hierin wordt duidelijk vastgelegd hoe gegevens worden vastgelegd, welke verplichte velden moeten worden ingevuld en hoe de gegevens uiteindelijk worden verwerkt. Duidelijk gereguleerde spelling is belangrijk.

Voorbeelden van reguliere spellingen:

• Musterstr. / Musterstraße / Musterstraße
• Voornaam, achternaam of andersom
• Kenteken voertuig: M-AN 123 of M AN 123
• Gebruik van speciale tekens

Gegevens overbrengen van het oude systeem naar het nieuwe systeem gaat als volgt:

• Maak een lijst – indien mogelijk bewerkbaar – van alle stamgegevenstypen uit de bestaande systemen (bijvoorbeeld in .csv-formaat).
• Verwijder onnodige, oude en defecte datasets, zodat deze niet langer in het nieuwe systeem worden opgenomen.
• Bewerk indien nodig onvolledige, onjuiste gegevensrecords en zorg ervoor dat de gegevens zo gescheiden mogelijk in afzonderlijke kolommen worden weergegeven. Dit dient om de flexibiliteit te vergroten. Voorbeeld: 1e kolom “Voornamen”, 2e kolom “Achternamen”.
• Vervolgens “mapt” u de gegevens in het door de nieuwe systeemaanbieder gespecificeerde formaat, indien beschikbaar. Het is belangrijk om te letten op de invoerregels en het gegevenstype (op basis van de kolomkop).
• Herhaal deze stappen afzonderlijk voor elk stamgegevenstype.

Dit is slechts een ruwe samenvatting van de essentiële en noodzakelijke verwerkingsstappen. Het hangt natuurlijk in essentie af van hoe de oude en nieuwe systemen deze gegevens nodig hebben, of het verplichte velden zijn en wat voor u belangrijk is op het gebied van masterdata.

Zorg ervoor dat u dit gedetailleerd en duidelijk afstemt met uw projectmanagement voordat u het proces start!

Geocodering van adresstamgegevens
Geocodering zorgt voor merkbare verlichting en kostenbesparingen bij het dagelijkse werk en moet zeker worden uitgevoerd bij het vastleggen van nieuwe gegevens of het overbrengen van oude gegevens. Maar wees voorzichtig: een gebrek aan zorg wanneer geocodering in de categorie ‘kleine oorzaak, grote problemen’ valt.

Wat zijn gegeorefereerde gegevens?
“Geocodering is een (complex) proces waarbij postadressen met behulp van een referentiedatabase worden gecontroleerd, indien nodig verbeterd en van een ruimtelijke referentie worden voorzien.” (Bron: Wikipedia)

Zogenaamde georeferentie maakt het bijvoorbeeld mogelijk om straten en straatnamen nauwkeurig te combineren of om kaartweergaven compleet te maken met een luchtfoto.

Voor het TMS zijn vooral de X/Y-coördinaten (lengte-/breedtegraad) uit deze codering van belang. Alle navigatiesoftware die op de markt verkrijgbaar is, kan dit nauwkeurig verwerken.

Sommige TMS (bijv. RIO Cartright) bieden ook de mogelijkheid om een ander geopunt dan X/Y-coördinaten op te slaan naar een adres om de navigatie in moeilijke lossituaties te optimaliseren (bijvoorbeeld als de losbrug zich in de achtertuin bevindt). Het loont de moeite om tijd in deze functie te investeren en nauwkeurig te coderen.