Transport Management Systeme erfolgreich einführen

Ein TMS ermöglicht es, die Daten von Kreditoren, Debitoren, Mitarbeitenden, Materialien und Ladungsträgern ordentlich abzulegen, Dokumente zu hinterlegen und Adressen mit zusätzlichen Geodaten zu versehen (beachten Sie dazu auch unsere Checkliste zum Thema Stamm- und Geodaten, die Sie hier kostenlos herunterladen können).

Darüber hinaus versetzt ein TMS ein Unternehmen in die Lage, mit übersichtlichen digitalen Akten zur Verwaltung von Personal, Fuhrpark und sogar Fremdfahrzeugen von Subunternehmen zu arbeiten. Für einen Mehrwert sorgen Anbindungen an eine passende Fahrer-App, Telematiksysteme oder externe Dienstleister. So wird ein reibungsloser Informationsfluss jederzeit gewährleistet.

Das passende TMS finden – Auswahlkriterien
Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse an ein Transport Management System. Im Auswahlprozess spielt es eine entscheidende Rolle, das TMS zu finden, das am besten zu den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens passt. Die folgenden Aspekte sollten bei der Entscheidung für einen Anbieter eine Rolle spielen:

• Flexibilität
  Handelt es sich um ein festes System „von der Stange“ oder lässt es sich an die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens individuell anpassen? Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile (z.B. günstigere Kosten vs. größerer Flexibilität)
• Kosten
  Stehen die Kosten des gewünschten Systems in einem gesunden Verhältnis zum gewünschten Nutzen und zur Größe des Unternehmens?
• Workaround
  Ist das System logisch und nachvollziehbar aufgebaut? Lässt es sich einfach/intuitiv bedienen?
• Anbieter
  Versteht der Anbieter die Prozesse des eigenen Unternehmens und verfügt über Erfahrung in der Transport- und Logistikbranche?

Welche Aspekte sind für die Einführung eines TMS unabdingbar?
Die Einführung eines TMS ist ein arbeitsintensiver, längerer Prozess, dessen Aufwand in Vorfeld auf keinen Fall unterschätzt werden darf. Damit die Einführung so reibungslos wie möglich verläuft, sind die folgenden Punkte elementar:

• Projektleiter bestimmen
  Bestimmen Sie für den Prozess der Einführung eines TMS unbedingt einen Projektleiter. Er bündelt die einzelnen Prozesse und behält den Überblick. TMS-Einführungen ohne Projektleiter enden häufig im Chaos.
• Projektplan aufsetzen
  Erstellen Sie einen Projektplan und legen Sie die einzelnen Schritte und Zuständigkeiten fest.
• Prozessübersicht erarbeiten
  Erstellen Sie eine Übersicht über alle Prozesse, die für die Arbeit Ihres Unternehmens von Bedeutung sind. So stellen Sie sicher, dass Sie keinen wichtigen Prozess für eine Integration in Ihr TMS vergessen.
• Stammdatenpflege
  Bereinigen Sie Ihre Stammdaten vor der Einführung oder legen Sie diese neu an. Definieren Sie klare Regeln bezüglich Schreibweisen und Abkürzungen. (z.B. „Str.“ statt „Straße“)
• Einbindung der Mitarbeitenden
  Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in die TMS-Einführung so früh wie möglich ein. So können sie den Bedürfnissen einzelner Abteilung bei der Systemeinführung Rechnung tragen.
• Schulung der Mitarbeitenden
  Bereiten Sie Ihr Personal gründlich auf die Nutzung des neuen Systems vor und weisen sie sie in alle wesentlichen Funktionen umfassend ein.

Wer all diese Punkte beachtet, legt den Grundstein für den idealen Weg in eine digitale Zukunft und gut organisierte Prozesse.