Wer ein Transport Management System (TMS) einführen möchte, hat die Qual der Wahl. Groß und unübersichtlich ist das Angebot – und am Ende gilt es, das Angebot und die Lösung zu finden, die zum eigenen Unternehmen am besten passt. Doch auf welches System trifft das zu und welche Aspekte spielen bei der Auswahl eine wichtige Rolle? Unsere Checkliste hilft bei der schwierigen Entscheidung.
„Am Ende eines Tages muss ein TMS sitzen wie ein maßgeschneiderter Anzug!“
Niklas Steinhilper, Geschäftsführer Rolling Cases
Die Einführung eines Transport Management Systems ist speziell für viele kleine und mittlere Speditions- und Logistikunternehmen häufig der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Doch das Angebot an Systemen und Lösungen ist groß.
Um das passende TMS zu finden, gilt es nicht nur, sich einen Überblick über alle erforderlichen Funktionen zu verschaffen, sondern zunächst sämtliche Prozesse im eigenen Unternehmen ganz klar zu definieren. Eine gute Kenntnis der eigenen Prozesse ist unabdingbar, um am Ende das zu 100 Prozent passende System für sich zu finden.
Funktionsumfang eines TMS
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über verschiedene Funktionen eines TMS. Welche dieser Funktionen sind für Sie besonders relevant? Das Erstellen einer Übersicht hilft für den ersten Überblick:
Kernfunktionen:
- Auftragserfassung und -verwaltung
- Transportplanung und -optimierung
- Frachtkostenkalkulation und -abrechnung
- Fahrzeug- und Fahrermanagement
- Rechnungsmanagement
Mögliche Zusatzfunktionen:
- Mobile Lösungen für Fahrer (z.B. Fahrer-App)
- Schnittstellen zu anderen Systemen (ERP, CRM, etc.)
- Business Intelligence und Reporting
- Telematik-Integration
- Compliance-Management (z.B. Zollbestimmungen)
Kreuzen Sie an, welche Funktionen für sie im System unbedingt enthalten sein müssen und welche wünschenswert, aber nicht elementar sind. Diese erste Einordnung unterstützt eine Vorauswahl der möglichen Dienstleister.
Definition der Anforderungen
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an ein TMS. Setzen Sie bei der Entscheidungsfindung die folgenden Aspekte auf die Agenda Ihres TMS-Projektteams:
- Kernprozesse
Welche Prozesse sollen durch mein TMS abgedeckt werden? (siehe „Kernfunktionen“) - Mobiler Einsatz
Ist ein mobiler Zugriff (z.B. via App) für Fahrer und/oder Disponenten erforderlich? - Integrationsmöglichkeiten
Welche unternehmenseigenen Systeme benötigen Schnittstellen zum TMS oder müssen in dieses integriert werden (z.B. Lagerverwaltungssystem, ERP, CRM)? - Skalierbarkeit
Handelt es sich um ein System „von der Stange“ oder um ein anpassbares, skalierbares System, das mit einem Unternehmen zusammen wachsen und erweitert werden kann?
All diese Fragen gilt es, im Prozess der Entscheidung für ein Transport Management System intensiv zu klären.
Klärung wichtiger Aspekte
- Definition der Bereitstellungsart
Soll die Installation lokal (On-Premise) erfolgen oder handelt es sich um ein cloudbasiertes System? Je nach Unternehmen haben beide Varianten eines Transport Management Systems ihre Vor- und Nachteile. - Betrachtung der Schnittstellen
Welche Schnittstellen sind in einem TMS bereits vorhanden, um eine Integration in bereits vorhandene Systeme möglichst einfach zu ermöglichen? - Sicherheitsaspekte
Wie gut ist der TMS-Anbieter in puncto Datensicherheit aufgestellt? Welche Vorkehrungen werden getroffen, um sensible Daten bestmöglich zu schützen? - Wartung und Support
Welche Supportwege stellt der TMS-Anbieter zur Verfügung und wie sind die Supportzeiten? - Benutzerfreundlichkeit
Wie präsentiert sich das TMS in der Anwendung? Ist die Benutzeroberfläche auf Anhieb schlüssig und kann die Bedienung intuitiv und leicht erfolgen? - Compliance
Erfüllt das System alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz? - Zukunftsfähigkeit
Kann das System auch an künftige Anforderungen angepasst und bei Bedarf erweitert werden?
Wichtige Fragen an potenzielle Anbieter
Klären Sie mit jedem TMS-Anbieter, der für Sie möglicherweise in Frage kommt, einige Grundfragen ab. Die nachfolgenden Aspekte spielen eine wichtige Rolle:
- Kennt der Anbieter die Branche?
- Gibt es Referenzen und/oder Pilotkunden?
- Wie plant der Anbieter, den Implementierungsprozess zu gestalten?
- Gibt es Schulungsangebote für die Mitarbeitenden und wie sehen diese aus?
- Welchen Support gibt es und wie wird dieser geleistet?
Allgemeine Tipps und Regeln zur TMS-Einführung
- Erstellen Sie vorab ein umfangreiches Anforderungsprofil.
Es hilft dabei, die Angebote der einzelnen Anbieter besser miteinander zu vergleichen. - Fordern Sie Demozugänge und Testversionen an.
Wer ein System selbst ausprobiert hat, kann sich leichter ein Urteil bilden. - Beteiligen Sie im Auswahlprozess alle Abteilungen, für die das System relevant ist.
Oft haben Einkauf, Logistik und IT unterschiedliche Vorstellungen, was ein TMS leisten muss. - Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern fragen Sie auch ab, welche laufenden Kosten für Support und Wartung anfallen.
Auch hier gibt es je nach Hersteller massive Unterschiede. - Bedenken Sie, dass eine TMS-Einführung ein Marathon und kein Sprint ist.
Komplexe Projekte erfordern ausreichend Zeit. Nehmen Sie sich diese.