Põhiandmete hooldus

Transpordihaldussüsteemi kasutuselevõtt lihtsustab oluliselt igapäevatööd ekspedeerimisettevõttes. Sellise tarkvara tõhusa kasutamise otsustavaks eelduseks on head põhiandmed. Seetõttu peaks igaüks, kes võtab kasutusele uue TMS-i, investeerima piisavalt aega olemasolevate andmete puhastamisse ja hooldamisse. See võib alguses tunduda tüütu, kuid pikas perspektiivis tasub see end ära.

Mis on põhiandmed?
Definitsioon Põhiandmed, mida nimetatakse ka staatilisteks andmeteks või põhiandmeteks, viitab andmetele, mis sisaldavad põhiteavet operatiivselt oluliste objektide kohta, mida on vaja äriprotsesside pidevaks töötlemiseks. Lisaks jäävad põhiandmed kehtima suhteliselt pikaks ajaks ja neid töödeldakse mitu korda.

Peamised põhiandmete tüübid TMS-i tähenduses on järgmised:

• Aadressid (geokodeeritud, vt allpool)
• Autopargi andmed
• Isikuandmed
• Tooteandmed
• Tellimuse mallid
• Ringkäigu mallid

Salvestamise/revideerimise reeglid:
Põhiandmete hoolika töötlemise eelduseks on reeglite kataloog, mis peaks igal ettevõttel olema või mille peaks koostama. See määratleb selgelt, kuidas andmeid salvestatakse, millised kohustuslikud väljad tuleb täita ja kuidas andmeid lõpuks töödeldakse. Selgelt reguleeritud kirjapilt on oluline.

Tavapärase kirjapildi näited:

• Musterstr. / Musterstrasse / Musterstrasse
• Eesnimi, perekonnanimi või vastupidi
• Numbrimärk: M-AN 123 või M AN 123
• Erimärkide kasutamine

Kuidas andmeid vanast süsteemist uude üle kanda:

• Looge kõigi pärandsüsteemi(de) põhiandmetüüpide loend (nt .csv-vormingus) (võimaluse korral redigeeritav).
• Eemaldage mittevajalikud, vanad ja defektsed andmekogumid, et neid uude süsteemi ei lisataks.
• Vajadusel redigeerida puudulikke, ebakorrektseid andmekirjeid ja tagada, et andmed ilmuksid võimalikult eraldatuna üksikutes veergudes. See aitab suurendada paindlikkust. Näide: 1. veerg “Eesnimed”, 2. veerg “Perekonnanimed”.
• Seejärel kaardistate andmed uue süsteemipakkuja määratud vormingusse, kui see on saadaval. Oluline on pöörata tähelepanu sisestusreeglitele ja andmetüübile (veergu pealkirja alusel).
• Korrake neid samme iga põhiandmete tüübi jaoks eraldi.

See on vaid ligikaudne kokkuvõte olulistest ja vajalikest töötlemisetappidest. Loomulikult sõltub see sisuliselt sellest, kuidas vanad ja uued süsteemid neid andmeid nõuavad, kas need on kohustuslikud väljad ja mis on teile põhiandmete alal oluline.

Enne protsessi alustamist kooskõlastage see kindlasti üksikasjalikult ja selgelt oma projektijuhtimisega!

Aadressi põhiandmete geokodeerimine
Geokodeerimine annab igapäevatöös märgatavat leevendust ja kulude kokkuhoidu ning seda tuleks kindlasti läbi viia uute andmete salvestamisel või vanade andmete ülekandmisel. Kuid olge ettevaatlik: hoolimatus geokodeerimisel kuulub kategooriasse "väike põhjus, suur probleem".

Mis on georefereeritud andmed?
"Geokodeerimine on (keeruline) protsess, mille käigus kontrollitakse postiaadresse viiteandmebaasi abil, vajadusel täiustatakse ja antakse ruumiline viide (Allikas: Wikipedia)

Niinimetatud georefereerimine võimaldab näiteks aerofotoga täpselt kombineerida tänavaid ja tänavanimesid või terviklikke kaardikuvasid.

Selle kodeeringu X/Y koordinaadid (pikkus-/laiuskraad) on TMS-i jaoks eriti olulised. Iga turul saadaolev navigatsioonitarkvara suudab seda täpselt töödelda.

Mõned TMS-id (nt. RIO Cartright) pakuvad ka võimalust salvestada X/Y-koordinaatidest erinev geopunkt aadressi, et optimeerida navigeerimist keerulistes mahalaadimisolukordades (nt kui mahalaadimisramp asub tagahoovis). Sellesse funktsiooni tasub aega investeerida ja täpselt kodeerida.