Pflege von Stammdaten

Die Einführung eines Transportmanagementsystems vereinfacht den Arbeitsalltag in einer Spedition deutlich. Die entscheidende Voraussetzung, um eine solche Software effektiv nutzen zu können, ist ein guter Stammdatenbestand. Wer ein TMS neu einführt, sollte aus diesem Grund bereits im Vorfeld ausreichend Zeit in die Bereinigung und Pflege der vorhandenen Daten investieren. Dies mag zunächst mühsam erscheinen, zahlt sich aber auf Dauer aus.

Was sind Stammdaten?
Die Definition Stammdaten, auch statische Daten oder Grunddaten genannt, bezeichnen Daten, die Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte enthalten, die zur laufenden Verarbeitung in Geschäftsprozessen erforderlich sind. Darüber hinaus bleiben Stammdaten für einen relativ langen Zeitraum gültig und werden mehrmals verarbeitet.

Zu den wesentlichen Stammdatentypen im Sinne des TMS gehören:

• Adressen (geokodiert, siehe unten)
• Fuhrparkdaten
• Personaldaten
• Produktdaten
• Auftragsvorlagen
• Tourvorlagen

Regeln der Erfassung / Überarbeitung:
Voraussetzung für eine sorgfältige Verarbeitung von Stammdaten ist ein Regelkatalog, den jedes Unternehmen besitzen bzw. erstellen sollte. Dieser legt eindeutig fest, wie Daten erfasst werden, welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen und wie die Daten am Ende weiterverarbeitet werden. Wichtig sind eindeutig geregelte Schreibweisen.

Beispiele für geregelte Schreibweisen:

• Musterstr. / Musterstraße / Musterstrasse
• Vorname, Nachname oder umgekehrt
• Kennzeichen Fahrzeug: M-AN 123 oder M AN 123
• Nutzung von Sonderzeichen

So überführen Sie Daten vom Altsystem ins Neusystem:

• Erstellen Sie sich jeweils eine Liste – wenn möglich bearbeitbar – von sämtlichen Stammdatentypen aus dem/den Altsystem(en) (z.B. in .csv-Format).
• Entfernen Sie unnötige, alte und defekte Datensätze, um diese nicht im Neusystem weiterhin mitzuführen.
• Bearbeiten Sie ggf. unvollständige, fehlerhafte Datensätze und achten Sie dabei darauf, dass die Daten möglichst getrennt in einzelnen Spalten erscheinen. Das dient der Flexibilisierung. Beispiel: 1. Spalte „Vornamen“, 2. Spalte „Nachnamen“.
• Danach „mappen“ Sie die Daten in das vom Neusystemanbieter vorgegebene Format, wenn vorhanden. Dabei ist unbedingt auf die Erfassungsregeln und den Datentyp (anhand der Überschrift der Spalte) zu achten.
• Diese Schritte wiederholen Sie mit jedem Stammdatentyp separat.

Dies ist nur eine grobe Zusammenfassung der wesentlichen und notwendigen Bearbeitungsschritte. Selbstverständlich hängt es im Wesentlichen davon ab, wie Alt- und Neusystem diese Daten benötigen, als Pflichtfelder vorsehen und was Ihnen im Stammdatenbereich wichtig ist.

Stimmen Sie dies unbedingt vor dem Start des Prozesses mit Ihrer Projektleitung eingehend und klar definiert ab!

Geocodierung von Adressstammdaten
Eine Geocodierung sorgt für spürbare Erleichterungen und Kosteneinsparungen im Arbeitsalltag und sollte bei der Neuerfassung oder der Übernahme von Altdaten unbedingt durchgeführt werden. Doch Vorsicht: Fehlende Sorgfalt bei der Geocodierung fällt in die Kategorie „Kleine Ursache, großer Ärger“.

Was sind georeferenzierte Daten?
„Geocodierung steht für einen (komplexen) Prozess, bei dem postalische Adressen mit Hilfe eines Referenzbestandes geprüft, ggf. verbessert und mit einem Raumbezug versehen werden.“ (Quelle: Wikipedia)

Die so genannte Georeferenzierung ermöglicht es also, zum Beispiel Straßen und Straßennamen oder vollständige Kartendarstellungen mit einem Luftbild passgenau zu kombinieren.

Für das TMS sind die X/Y-Koordinaten (longitude/latitude) aus dieser Codierung besonders wichtig. Jede marktübliche Navigationssoftware kann diese genau verarbeiten.

Einige TMS (z. B. RIO Cartright) bieten darüber hinaus die Möglichkeit, auch einen abweichenden Geopunkt aus X/Y-Koordinaten zu einer Adresse zu speichern, um die Navigation bei schwierigen Abladesituationen zu optimieren (z.B., wenn sich die Abladerampe im Hinterhof befindet). Es zahlt sich aus, in diese Funktion Zeit zu investieren und exakt zu codieren.