Pamatdatu uzturēšana

Transporta vadības sistēmas ieviešana būtiski atvieglo ikdienas darbu kravu ekspedīcijas uzņēmumā. Izšķirošais priekšnoteikums šādas programmatūras efektīvai lietošanai ir labi pamatdati. Šī iemesla dēļ ikvienam, kurš ievieš jaunu TMS, ir jāiegulda pietiekami daudz laika esošo datu tīrīšanā un uzturēšanā. Sākumā tas var šķist nogurdinoši, taču ilgtermiņā tas atmaksājas.

Kas ir pamatdati?
Definīcija pamatdati, ko sauc arī par statiskajiem datiem vai pamatdatiem, attiecas uz datiem, kas satur pamatinformāciju par operatīvi nozīmīgiem objektiem, kas nepieciešami nepārtrauktai apstrādei biznesa procesos. Turklāt pamatdati paliek spēkā salīdzinoši ilgu laiku un tiek apstrādāti vairākas reizes.

Galvenie pamatdatu veidi TMS izpratnē ir:

• Adreses (ģeokodētas, skatīt zemāk)
• Flotes dati
• Personas dati
• Produkta dati
• Pasūtījumu veidnes
• Ceļojumu veidnes

Ierakstīšanas/pārskatīšanas noteikumi:
Priekšnoteikums rūpīgai pamatdatu apstrādei ir noteikumu katalogs, kam jābūt vai jāizveido katram uzņēmumam. Tas skaidri nosaka, kā dati tiek reģistrēti, kuri obligātie lauki ir jāaizpilda un kā dati tiek apstrādāti. Svarīga ir skaidri regulēta pareizrakstība.

Parastas pareizrakstības piemēri:

• Musterstr. / Musterstrasse / Musterstrasse
• Vārds, uzvārds vai otrādi
• Automašīnas numura zīme: M-AN 123 vai M AN 123
• Speciālo rakstzīmju izmantošana

Kā pārsūtīt datus no vecās sistēmas uz jauno:

• Izveidojiet sarakstu — ja iespējams, rediģējamu — ar visiem pamatdatu veidiem no mantotās sistēmas(-ām) (piemēram, .csv formātā).
• Noņemiet nevajadzīgās, vecās un bojātās datu kopas, lai tās netiktu iekļautas jaunajā sistēmā.
• Ja nepieciešams, rediģējiet nepilnīgos, nepareizos datu ierakstus un nodrošiniet, lai dati atsevišķās kolonnās tiktu parādīti pēc iespējas atdalīti. Tas palīdz palielināt elastību. Piemērs: 1. kolonna “Vārdi”, 2. kolonna “Uzvārdi”.
• Pēc tam dati tiek “kartēti” jaunā sistēmas nodrošinātāja norādītajā formātā, ja tas ir pieejams. Ir svarīgi pievērst uzmanību ievades noteikumiem un datu tipam (pamatojoties uz kolonnas virsrakstu).
• Atkārtojiet šīs darbības atsevišķi katram pamatdatu tipam.

Šis ir tikai aptuvens būtisko un nepieciešamo apstrādes darbību kopsavilkums. Protams, tas būtībā ir atkarīgs no tā, kā vecā un jaunā sistēma pieprasa šos datus, vai tā nodrošina obligātos laukus un kas jums ir svarīgi pamatdatu apgabalā.

Pirms procesa uzsākšanas noteikti to detalizēti un skaidri saskaņojiet ar savu projekta vadību!

Adrešu pamatdatu ģeokodēšana
Ģeokodēšana sniedz ievērojamu atvieglojumu un izmaksu ietaupījumu ikdienas darbā un noteikti jāveic, ierakstot jaunus datus vai pārsūtot vecos datus. Taču esiet piesardzīgs: ģeokodēšanas piesardzības trūkums ietilpst kategorijā "mazs iemesls, lielas problēmas".

Kas ir ģeogrāfiskās norādes dati?
"Ģeokodēšana ir (sarežģīts) process, kurā pasta adreses tiek pārbaudītas ar atsauces datu bāzes palīdzību, vajadzības gadījumā tiek uzlabotas un nodrošinātas ar telpisku atsauci (Avots: Wikipedia)

Tā sauktā ģeoreference dod iespēju, piemēram, precīzi apvienot ielas un ielu nosaukumus vai pilnus kartes attēlojumus ar aerofotogrāfiju.

X/Y koordinātas (garums/platums) no šī kodējuma ir īpaši svarīgas TMS. Jebkura tirgū pieejamā navigācijas programmatūra var to precīzi apstrādāt.

Dažas TMS (piem. RIO Cartright) piedāvā arī iespēju adresē saglabāt citu ģeopunktu no X/Y koordinātām, lai optimizētu navigāciju sarežģītās izkraušanas situācijās (piemēram, ja izkraušanas rampa atrodas pagalmā). Šajā funkcijā atmaksājas ieguldīt laiku un precīzi kodēt.