Succesvol transportmanagementsystemen introduceren

Een TMS maakt het mogelijk om de gegevens van crediteuren, debiteuren, medewerkers, materialen en ladingdragers netjes op te slaan, documenten op te slaan en adressen te voorzien van aanvullende geodata (let ook op onze checklist op het gebied van master- en geodata, deze kunt u downloaden hier gratis).

Daarnaast stelt een TMS een bedrijf in staat om met overzichtelijke digitale bestanden te werken voor het beheer van personeel, wagenpark en zelfs voertuigen van derden van onderaannemers. Koppelingen met een geschikte chauffeursapp, telematicasystemen of externe dienstverleners zorgen voor meerwaarde. Dit zorgt ervoor dat de informatiestroom te allen tijde soepel verloopt.

Het vinden van het juiste TMS – selectiecriteria
Ieder bedrijf heeft andere behoeften aan een transportmanagementsysteem. In het selectieproces speelt het vinden van het TMS dat het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf een cruciale rol. Bij de keuze voor een aanbieder moeten de volgende aspecten een rol spelen:

• flexibiliteit
  Is het een vast “kant-en-klaar” systeem of kan het individueel worden aangepast aan de eisen en behoeften van een bedrijf? Beide varianten hebben hun voor- en nadelen (bijvoorbeeld goedkopere kosten vs. grotere flexibiliteit)
• Kosten
  Staan de kosten van het gewenste systeem in een gezonde verhouding tot de gewenste baten en de omvang van het bedrijf?
• Tijdelijke oplossing
  Is het systeem logisch en begrijpelijk opgebouwd? Is het gemakkelijk/intuïtief te gebruiken?
• Aanbieder
  Begrijpt de aanbieder de processen van het eigen bedrijf en heeft hij ervaring in de transport- en logistieke sector?

Welke aspecten zijn essentieel bij de introductie van een TMS?
De introductie van een TMS is een arbeidsintensief en langdurig proces, de inspanning die hieraan vooraf gaat mag zeker niet worden onderschat. Om de introductie zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn de volgende punten essentieel:

• Projectmanager aanstellen
  Zorg ervoor dat u een projectmanager aanstelt voor het proces van invoering van een TMS. Het bundelt de afzonderlijke processen en houdt het overzicht. TMS-implementaties zonder projectmanager eindigen vaak in chaos.
• Opstellen van een projectplan
  Maak een projectplan en definieer de afzonderlijke stappen en verantwoordelijkheden.
• Ontwikkel een procesoverzicht
  Creëer een overzicht van alle processen die van belang zijn voor de werkzaamheden van uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat u geen belangrijke processen voor integratie in uw TMS vergeet.
• Onderhoud van stamgegevens
  Ruim vóór de introductie uw stamgegevens op of maak een nieuwe aan. Definieer duidelijke regels met betrekking tot spelling en afkortingen. (bijvoorbeeld ‘Str.’ in plaats van ‘Straat’)
• Betrokkenheid van medewerkers
  Betrek uw medewerkers zo vroeg mogelijk bij de TMS-introductie. Hierdoor kunt u bij de introductie van het systeem rekening houden met de behoeften van individuele afdelingen.
• Opleiding van medewerkers
  Bereid uw personeel grondig voor op het gebruik van het nieuwe systeem en geef hen een uitgebreide training in alle essentiële functies.

Wie met al deze punten rekening houdt, legt de basis voor het ideale pad naar een digitale toekomst en goed georganiseerde processen.