a) Omejitev namena in pravna podlaga
Družba TB Digital Services GmbH (TBDS) vaše osebne podatke obdeluje zaradi izvajanja in upravljanja obstoječih ali nastajajočih pogodbenih razmerij z vami. V povezavi s tem se vaši osebni podatki obdelujejo v okviru različnih obdelovalnih dejavnosti in za različne namene.

b) Viri podatkov
Vaši osebni podatki se praviloma zbirajo neposredno od vas v okviru obstoječih oziroma nastajajočih pogodbenih razmerij.

c) Dolžnost zagotavljanja podatkov
Osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje pogodbenih razmerij, morate zagotoviti upravljavcu. Če podatki niso zagotovljeni, družba TB Digital Services GmbH (TBDS) ne more izpolnjevati zakonskih obveznosti in skleniti pogodbenega razmerja.

d) Namen obdelovalnih dejavnosti
V nadaljevanju vam ponujamo pregled namenov naših obdelovalnih dejavnosti:

e) Razpis za storitve in material
Pošiljanje povpraševanj, terjanje neporavnanih ponudb, komercialna revizija in preverjanje popolnosti ponudb, vodenje pogajanj.

f) Urejanje naročil (material, storitve)
Pisanje, oddajanje, pošiljanje in spremljanje naročila v sistemu.

g) Podpora dobaviteljem
Komunikacija v zvezi z izdelki ali storitvami, odgovarjanje na povpraševanja oziroma zahteve, obvladovanje prezasedenosti in tveganja.

h) Nadzor preskrbe in ponudnikov storitev
Plačevanje dobaviteljem.

i) Izpolnjevanje zakonskih obveznosti
Skladnost vodenja evidenc, izpolnjevanje zahtev glede skladnosti z revizijskimi postopki (npr. preverjanje seznamov sankcij, pranje denarja, znaki nezakonitosti, uporaba notranjega sistema nadzora (IKS) in drugih sistemov nadzora za zagotavljanje pravilnosti poslovnih procesov

Obdelane podatke je treba razvrstiti v naslednje kategorije podatkov:

• Poklicni kontaktni in (delovni) organizacijski podatki
• Podatki o uporabi IT
• Podatki o osebnih/poklicnih razmerjih in značilnostih
• Podatki o kreditni sposobnosti in bančni podatki
• Pogodbeni podatki

Zgoraj navedene obdelovalne dejavnosti so legitimirane z naslednjimi pravnimi podlagami:

• Soglašanje z enim ali več določenimi nameni (1. odstavek člena 6(a) GDPR)
• Izpolnjevanje pogodbe ali sklepanje pogodbe (1. odstavek člena 6(b) GDPR)
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti (1. odstavek člena 6(c) GDPR)
• Uravnoteženje interesov (1. odstavek člena 6(f) GDPR)
  • Obstoj zadevnega ter ustreznega razmerja med upravljavcem in posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki
  • Preprečevanje goljufij
  • Neposredno trženje
  • Posredovanje podatkov znotraj skupine podjetij za notranje upravne namene (vključno s podatki o strankah in zaposlenih)

Vaše osebne podatke lahko v določenih primerih posredujemo tudi drugim subjektom: Če je posredovanje vaših osebnih podatkov potrebno za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja. Vaše osebne podatke posredujemo tudi našim pooblaščenim ponudnikom storitev v okviru pogodbene obdelave. Posredovanje vaših glavnih in kontaktnih podatkov se izvaja za zagotavljanje aktualne zbirke podatkov ter preverjanje kreditne sposobnosti. Do te zbirke podatkov lahko dostopajo tudi druga povezana podjetja družbe TB Digital Services GmbH (TBDS). Če smo na podlagi nacionalne zakonodaje vaše osebne podatke dolžni posredovati (npr. posredovanje davčnim organom, sodiščem, revizorjem), bomo to dolžnost izpolnili.

Načeloma vaše osebne podatke izbrišemo takoj, ko jih za zgoraj navedene namene ne potrebujemo več. Vaši osebni podatki se shranjujejo tako dolgo, kot smo zakonsko zavezani ali dokler zakonsko določeni zastaralni roki še tečejo. To običajno izhaja iz pravnih obveznosti glede dokazovanja in shranjevanja, ki jih med drugim ureja nemški civilni zakonik (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB), trgovinski zakonik (Handelsgesetzbuch, HGB) ali davčni zakonik (Abgabenordnung, AO). Poleg tega jih bomo shranili samo, če za to obstaja nadaljnja zakonska ali pogodbena obveznost hrambe.

Poleg pravice dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas, in pravice do popravka vaših podatkov imate, če to ni v nasprotju z zakonsko ureditvijo, tudi pravico do izbrisa osebnih podatkov ter ugovora zoper obdelavo vaših podatkov oziroma pravico do omejitve obdelave vaših podatkov. Nadalje imate pravico do prenosljivosti podatkov. Ko zbiramo in obdelujemo vaše osebne podatke na podlagi vaše privolitve, imate poleg tega pravico, da svojo privolitev prekličete z učinkom za naprej. Vaš preklic ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki smo jo izvajali na podlagi privolitve vse do preklica. Po potrebi moramo preveriti vašo identiteto, preden lahko začnemo obdelovati vaša naročila. Čeprav si prizadevamo, da bi imeli točne in ažurne informacije, bomo napačne informacije popravili, če nas boste nanje ustrezno opozorili. Morebitne pritožbe lahko vložite pri nadzornem organu za varstvo podatkov.

Avtomatizirano sprejemanje odločitev v skladu s 1. in 4. odstavkom 22. člena uredbe GDPR ne obstaja.