a) Sprecyzowanie celu i podstawa prawna
Firma TB Digital Services GmbH (TBDS) przetwarza Państwa dane osobowe, aby zrealizować istniejący lub nawiązywany stosunek umowny i zarządzać nim. W związku z tym Państwa dane osobowe są przetwarzane w ramach różnych czynności przetwarzania do różnych celów.

b) Źródła danych
Państwa dane osobowe są zwykle gromadzone bezpośrednio od Państwa w ramach istniejącego lub nawiązywanego stosunku umownego.

c) Zobowiązanie do udostępnienia danych
Dane osobowe wymagane do realizacji stosunku umownego muszą Państwo udostępnić stronie odpowiedzialnej. Jeśli dane te nie zostaną udostępnione, firma TB Digital Services GmbH (TBDS) nie może wypełnić obowiązków ustawowych i nawiązać stosunku umownego.

d) Określenie celu czynności przetwarzania
Poniżej przedstawiamy przegląd celów naszych czynności przetwarzania:

e) Przetargi na usługi i materiały
Przesyłanie zapytań, żądanie zaległych ofert, weryfikacja handlowa i weryfikacja kompletności ofert, prowadzenie negocjacji.

f) Realizacja zamówień (materiały, usługi)
Wprowadzanie zamówienia do systemu, składanie, wysyłanie i śledzenie.

g) Wsparcie dostawców
Komunikacja dotycząca produktów lub usług, odpowiadanie na zapytania lub żądania, zarządzanie wąskimi gardłami i ryzykiem.

h) Kontroling zaopatrzenia i sterowanie usługodawcami
Płatności dla dostawców.

i) Wypełnianie obowiązków ustawowych
Dotrzymywanie obowiązku przechowywania dokumentów, zapewnienie zgodności z wymogami compliance poprzez działania kontrolne (np. kontrola wykazu osób/podmiotów objętych sankcjami, pranie pieniędzy, wskazania naruszeń prawa, prowadzenie wewnętrznego systemu kontroli (IKS) oraz innych systemów monitorowania w celu zapewnienia prawidłowości procesów biznesowych).

Przetwarzane dane są przyporządkowane do następujących kategorii danych:

• Zawodowe kontaktowe (i robocze) dane organizacyjne
• Dane dotyczące korzystania z IT
• Dane o relacjach i cechach osobistych/zawodowych
• Dane dotyczące zdolności kredytowej i dane bankowe
• Dane dotyczące umowy

Powyższe czynności przetwarzania są uzasadnione przez następujące podstawy prawne:

• wyrażenie zgody na jeden lub większą liczbę określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• wykonanie umowy lub inicjowanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• wyważenie interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • istnienie odpowiednich i stosownych stosunków pomiędzy stroną odpowiedzialną a stroną zainteresowaną;
  • zapobieganie oszustwom;
  • reklama bezpośrednia;
  • przesyłanie danych w ramach koncernu do wewnętrznych celów związanych z zarządzaniem (łącznie z danymi klientów i pracowników).

W określonych przypadkach Państwa dane osobowe mogą być także przekazywane innym podmiotom: Jeśli przekazywanie Państwa danych osobowych jest wymagane do wykonania lub nawiązania stosunku umownego. Przekazujemy Państwa dane osobowe także naszym usługodawcom w ramach przetwarzania zleceń. Przekazywanie Państwa danych podstawowych i kontaktowych następuje w celu zapewnienia aktualnego zbioru danych oraz w celu kontroli zdolności kredytowej. Do tego zbioru danych dostęp mają także inne przedsiębiorstwa powiązane z TB Digital Services GmbH (TBDS). Jeśli jesteśmy zobowiązani do przekazywania Państwa danych osobowych w ramach przestrzegania przepisów krajowych, np. przekazywanie danych organom finansowym, sądom, audytorom, spełniamy ten obowiązek.

Zasadniczo usuwamy Państwa dane osobowe, jeśli nie są już potrzebne do realizacji powyższych celów. Państwa dane osobowe pozostają zapisane, jeśli jesteśmy do tego zobowiązani prawnie lub jeśli trwają jeszcze ustawowe okresy przedawnienia. Wynika to z prawnych obowiązków udokumentowania i przechowywania, które są uregulowanie między innymi w kodeksie cywilnym (BGB), kodeksie handlowym (HGB) lub w ordynacji podatkowej (AO). Ponadto do przechowywania dochodzi wtedy, gdy istnieją dalsze prawne lub umowne wymagania dotyczące przechowywania.

Oprócz prawa do informacji o odnośnych danych oraz do korekty danych, o ile nie zabraniają tego przepisy ustawowe, podmiotowi danych przysługuje również prawo do usuwania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub ograniczenia przetwarzania danych, które go dotyczą. Ponadto przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych. Ponieważ gromadzimy i przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody, mają Państwo również prawo do jej odwołania ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych wykonywanego na mocy udzielonej zgody przed wycofaniem. Jeżeli będzie to konieczne, będziemy musieli zweryfikować Państwa tożsamość, zanim będziemy mogli rozpocząć przetwarzanie Państwa wniosku. Jeśli mimo starań o prawidłowość i aktualność danych dysponujemy nieprawidłowymi informacjami, zostaną one niezwłocznie skorygowane zgodnie z odpowiednimi wskazówkami. W przypadku skargi podmiot danych może się zwrócić do odpowiedzialnego urzędu sprawującego nadzór nad ochroną danych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1,4 RODO nie ma zautomatyzowanego podejmowania decyzji.