a) Doelbinding en rechtsgrondslag
TB Digital Services GmbH (TBDS) verwerkt uw persoonsgegevens om de met u bestaande of beginnende contractuele relatie uit te voeren en te onderhouden. In dit verband worden uw persoonsgegevens in het kader van verschillende verwerkingsactiviteiten voor uiteenlopende doeleinden verwerkt.

b) Gegevensbronnen
Uw persoonsgegevens worden normaliter direct bij u in het kader van de bestaande of beginnende contractuele relatie verzameld.

c) Verplichting tot beschikbaarstelling gegevens
De voor het uitvoeren van de contractuele relatie noodzakelijke persoonsgegevens dient u beschikbaar te stellen aan de verantwoordelijke. Zonder deze beschikbaarstelling kan TB Digital Services GmbH (TBDS) de wettelijke verplichtingen niet nakomen en de contractuele relatie niet aangaan.

d) Doel van de verwerkingsactiviteiten
Hieronder geven wij u een overzicht over de doelen van onze verwerkingsactiviteiten:

e) Aanbesteding van diensten en materiaal
Aanvragen versturen, nog niet ontvangen offertes opvragen, commerciële beoordeling en volledigheidscontrole van de offertes, onderhandelingen voeren.

f) Bestelafwikkeling (materiaal, diensten)
Bestelling in het systeem schrijven, plaatsen, verzenden en volgen.

g) Contact met leveranciers
Communicatie over de producten of diensten, beantwoorden van aanvragen of verzoeken, knelpunt- en risicomanagement.

h) Inkoopcontrol en dienstverlenermanagement
Cijfers over leveranciers.

i) Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Naleving van bewaarplichten, waarborgen van compliance-vereisten door controles (bijv. sanctielijstcontrole, witwassen van geld, aanwijzingen voor schendingen van het recht, gebruik van een intern controlesysteem en andere monitoringsystemen voor het waarborgen van de regelmatigheid van de bedrijfsprocessen)

De verwerkte gegevens kunnen in de volgende gegevenscategorieën worden ingedeeld:

• Beroepsmatige contact- en (werk-)organisatiegegevens
• IT-gebruiksgegevens
• Gegevens over persoonlijke/beroepsmatige situaties & kenmerken
• Kredietwaardigheids- en bankgegevens
• Contractgegevens

De hierboven genoemde verwerkingsactiviteiten zijn gelegitimeerd door de volgende rechtsgronden:

• Toestemming voor een of meerdere bepaalde doeleinden (art. 6 lid 1 punt a) AVG)
• Naleving van het contract of totstandbrenging van het contract (art. 6 lid 1 punt b) AVG)
• Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 punt c) AVG)
• Belangenafweging (art. 6 lid 1 punt f) AVG)
  • Het bestaan van een relevante en passende verhouding tussen verantwoordelijke en betrokkene
  • Voorkomen van fraude
  • Direct marketing
  • Doorgifte van gegevens binnen een ondernemingsgroep voor interne administratieve doeleinden (met inbegrip van klanten- en werknemersgegevens)

Uw persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen ook aan andere instanties worden doorgegeven: Als de doorgifte van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren of tot stand brengen van de contractuele relatie. Wij geven uw persoonsgegevens ook door aan door ons belaste dienstverleners in het kader van opdrachtverwerkingen. Uw basis- en contactgegevens worden doorgegeven voor het waarborgen van een actueel gegevensbestand en ten behoeve van een kredietwaardigheidscheck. Ook andere aan TB Digital Services GmbH (TBDS) gelieerde bedrijven hebben toegang tot dit gegevensbestand. Indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens door te geven om aan nationale wettelijke voorschriften te voldoen, bijv. overdracht aan financiële autoriteiten, rechtbanken, accountants, dan komen wij deze verplichting na.

In beginsel wissen wij uw persoonsgegevens zodra deze niet meer noodzakelijk zijn voor de hierboven genoemde doeleinden. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn of er nog wettelijke verjaringstermijnen lopen. Dit gebeurt regelmatig door wettelijke bewijs- en bewaarplichten, die onder andere in het Bürgerliches Gesetzbuch (BGB - Duits Burgerlijk Wetboek), Handelsgesetzbuch (HGB - Duits handelswetboek) en de Abgabenordnung (AO - Duitse belastingwet) geregeld zijn. Bovendien vindt een opslag plaats indien er verdere wettelijke of contractuele bewaarplichten bestaan.

Naast het recht op inzage in de u betreffende gegevens en rectificatie van uw gegevens hebt u, voor zover wettelijke regelingen dit niet in de weg staan, ook het recht op wissing alsmede een recht van bezwaar tegen de verwerking resp. het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Bovendien hebt u het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Indien wij uw persoonsgegevens op grond van uw toestemming verzamelen en verwerken, hebt u bovendien het recht de door u gegeven toestemming met toekomstige werking in te trekken. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die tot de intrekking op grond van de toestemming heeft plaatsgevonden, wordt niet aangetast door uw intrekking. Voor zover nodig moeten wij uw identiteit verifiëren, voordat we uw aanvragen kunnen behandelen. Mocht er ondanks onze inspanningen om de gegevens correct en actueel te houden verkeerde informatie zijn opgeslagen, dan zullen wij deze informatie na overeenkomstige aanwijzing corrigeren. Bij klachten bestaat de mogelijkheid om contact op te nemen met een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Er bestaat geen geautomatiseerde besluitvorming conform art. 22 lid 1,4 AVG.