a) Formålsbegrensning og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
TB Digital Services GmbH (TBDS) behandler personopplysningene for oppfyllelse og administrering av et eksiterende eller planlagt kontraktsforhold. I denne sammenhengen vil personopplysningene din bli behandlet i rammen av ulike behandlingsaktiviteter for forskjellige formål.

b) Datakilder
Som regel blir dine personopplysninger samlet inn direkte fra deg som en del av det eksisterende eller planlagte kontraktsforholdet.

c) Opplysningsplikt
Du har plikt til oppgi nødvendige personopplysninger for å gjennomføring kontraktsforholdet til behandlingsansvarlig. Uten disse opplysningene kan TB Digital Services GmbH (TBDS) ikke oppfylle sine juridiske forpliktelser og dermed ikke inngå kontraktsforholdet.

d) Formål med behandling av personopplysninger
Nedenfor gir vi deg en oversikt over de forskjellige formål for behandling av personopplysninger:

e) Anbudsinnbydelse av tjenester og materialer
Sende henvendelser, be om utestående anbud, kommersiell kontroller og fullstendighetskontroller i forbindelse med anbud, gjennomføring av forhandlinger.

f) Ordrebehandling (materiale, tjenester)
Skriving, plassering, sending og sporing av ordre i systemet.

g) Støtte til leverandører
Kommunikasjon vedrørende produkter eller tjenester, besvarelse av henvendelser eller krav, flaskehalshåndtering og risikostyring.

h) Innkjøpskontroll og tjenesteleverandørstyring
Betaling av leverandører.

i) Overholdelse av juridiske forpliktelser
Overholdelse av oppbevaringsplikter, oppfyllelse av samsvarskrav gjennom revisjon (f.eks. kontroll av sanksjonslister, hvitvasking, indikasjoner på lovbrudd, drift av internkontrollsystem (IKS) og andre overvåkningssystemer for sikring av forskriftsmessig gjennomføøring av forretningsprosesser

Behandlede personopplysninger kan klassifiseres under følgende datakategorier:

• Opplysninger om fag-kontakt og (jobb-) organisasjon
• IT-bruksdata
• Opplysninger om personlige/faglige forhold og egenskaper
• Kreditt- og bankopplysninger
• Kontraktdata

Det rettslige grunnlaget for ovennevnte behandling av personopplysninger er følgende:

• Samtykke til ett eller flere spesifikke formål (art. 6 nr. 1 bokstav a i GDPR)
• Kontraktsoppfyllelse eller kontraktsinngåelse (art. 6 nr. 1 bokstav b i GDPR)
• Oppfyllelse av juridiske forpliktelser (art. 6 nr. 1 bokstav c i GDPR)
• Interesseavveiing (art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR
  • Eksistensen av et relevant og hensiktsmessig forhold mellom behandlingsansvarlig og den registrerte
  • Forebygging av svindel
  • Direktereklame
  • Overføring av data innenfor en selskapsgruppe for interne administrative formål (inkludert kunde- og ansattdata)

I visse tilfeller kan personopplysningene dine også overføres til andre instanser: Hvis en overføring av personopplysningene dine er nødvendig for gjennomføring eller inngåelse av kontraktsforholdet. Vi videreformidler også personopplysningene dine til tjenesteleverandører som vi henter inn som en del av kontraktsbehandlingen. Videreformidlingen av person- og kontaktopplysningene dine gjøres også for å sikre at databasen er oppdatert og i forbindelse med kredittsjekk. Andre selskaper som knyttet til TB Digital Services GmbH (TBDS) kan også få tilgang til denne databasen. Hvis vi er forpliktet til å videreformidle personopplysningene dine for å overholde nasjonale lovbestemmelser, f.eks. dersom det kreves en overføring til skattemyndigheter, domstoler, revisorer, vil vi oppfylle denne forpliktelsen.

I prinsippet sletter vi personopplysningene dine så snart de ikke lenger er nødvendige for de ovennevnte formålene. Personopplysningene dine lagres så lenge vi er juridisk forpliktet til dette eller lovbestemte foreldelsesfrister gjelder. Dette skjer regelmessig på grunnlag av bevisførings- og lagringsplikter, noe som blant annet er regulert av tysk sivilrett (BGB), den tyske handelsloven (HGB) eller den tyske skatteloven (AO). Utover dette lagrer vi bare personopplysningene dine hvis dette er nødvendig i henhold lovbestemmelser eller lagringsplikten.

I tillegg til din rett til innsyn og retting av personopplysninger vil samler inn om deg, har du med mindre annet er fastsatt i loven, også rett til sletting og begrensning samt rett til å protestere mot behandling av personvernopplysningene dine. Videre har også rett til dataportabilitet. Hvis samler inn og behandler personopplysningene dine basert på ditt samtykke, har du også rett til en tilbakekalling av dette samtykket. Din tilbakekalling påvirker ikke lovligheten av databehandling som ble gjort basert på ditt samtykke før tilbakekallingen. I den grad det er nødvendig, må vi bekrefte identiteten din før vi kan behandle forespørslene dine. Hvis du til tross for vår innsats for å sikre at dine personopplysninger er riktige og oppdaterte, oppdager uriktig informasjon, vil vi rette dette så fort som mulig. Ved klager har du muligheten til å kontakte en datatilsynsmyndighet.

Automatiserte beslutningsprosesser skal ikke finne sted i henhold til art. 22, nr. 1.4 i GDPR.