Email Provider wie Yahoo, web.de oder Gmail sind leistungsfähig und bieten Ihnen alles, was Sie für die tägliche Email-Kommunikation benötigen. Was für den privaten Bereich vollkommen ausreichend ist, genügt im geschäftlichen Umfeld oft jedoch nicht. Denn dort zählen u.a. Vertrauen und Professionalität. Diesen Eindruck können Sie leicht mit einer eigenen Domain bei Ihren Email-Empfängern hinterlassen.
Auf den ersten Blick scheint die Erstellung einer eigenen E-Mail-Domain teuer und aufwendig. Jedoch sind nur drei Schritte notwendig und meist nur wenige Euros im Jahr Zudem müssen Sie sich keine Sorgen um ihre alten E-Mails und Kontakte machen. Viele Provider bieten als kostenlosen Service an, bestehende E-Mails schnell und ohne Aufwand auf den neuen Provider umzuziehen, sodass Sie ohne Unterbrechungen weiterarbeiten können. Dass Ihre schon bestehenden Geschäftskontakte noch Ihre alte E-Mail-Adresse kennen, ist ebenso kein Problem: In den meisten Fällen kann bei Ihrem alten Anbieter eine Weiterleitung an die neue E-Mail-Adresse eingerichtet werden. So werden alle Mails, die noch an Ihre alte Adresse gerichtet sind, an Ihre neue E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Eine eigene E-Mail-Domain bietet viele Vorteile und ist einfach einzurichten – und das für nur ein paar Euro im Monat.
Der Aufbau einer E-Mail-Adresse
Jede E-Mail-Adresse besteht aus drei Teilen: dem ersten lokalen und bei kostenlosen Anbietern der persönliche Abschnitt vorauf das @-Zeichen folgt (z.B. Max@ oder Müller1987@). Mit einer eigenen Domain kann der lokale Abschnitt verändert werde, um mehrere Postfächer entstehen zu lassen.
Mittig folgt der Abschnitt der Domain. Bei Freemail-Anbietern besteht dieser Teil aus dem Namen des Anbieters (Yahoo, Web oder Gmail). Besitzt man eine eigene E-Mail-Domain besteht dieser Teil dahingegen meist aus dem Familiennamen oder dem Unternehmensnamen. Die Domain-Endung (z.B. „.de“, „.com“, „.info“) ist der dritte und letzte Teil einer E-Mail-Adresse.
Ein Beispiel mit mehreren Postfächern:
m.müller@eigenedomain.com - info@eigenedomain.com - a.heinrich@eigenedomain.com
Vorteile einer eigenen E-Mail-Domain
- Der erste Eindruck: Mit einer eigenen E-Mail-Domain passend zum Unternehmensnamen oder zu Web-Domain erzeugen Sie mehr Seriosität und Vertrauenswürdigkeit. Eine eigene E-Mail-Adresse wirkt professioneller und verleiht dem Unternehmen mehr Individualität. Ziehen Sie einen roten Faden durch Ihre Kontaktmöglichkeiten, um einen guten ersten und professionellen Eindruck bei Ihren Kunden zu erzeugen. Auf Visitenkarten, Werbemitteln und auf der eigenen Website bilden Ihre Kontaktmöglichkeiten nun eine Einheit und verwirren den Kunden nicht.
- Einprägsamer und Charakteristischer Name: Eine Kunde möchte erneut eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen, da er bisher immer zufrieden war – nun kann er aber in seinem Mail-Archiv die Kontaktdaten nicht mehr finden, denn er erinnert sich nur an den Firmennamen und nicht an den Namen des Mitarbeiters. Mit einer eigenen E-Mail-Domain kann das nicht passieren, denn dadurch kann er leicht alte Nachrichten von ehemaligen Geschäftsbeziehungen wiederfinden. Einzigartige E-Mail-Adressen bleiben besser im Gedächtnis.
- Ihre Wunschadresse: Bei vielen kostenlosen Anbietern ist die gewünschte E-Mail-Adresse leider schon oft vergeben. Deshalb muss oft auf Zahlenkombinationen zurückgegriffen werden, was Sie wiederrum noch unseriöser wirken lässt. Bei den unterschiedlichen Hostern können Sie Ihre eigene E-Mail-Domain (z.B. …@Unternehmensname.de) erwerben, die sicher frei ist.
- Mehrere Postfächer: Auf diesem Weg können Sie auch mehrere Postfächer erstellen. Der erste und lokale Part der E-Mail-Adresse ermöglicht es für alle Mitarbeiter oder Anfragearten ein eigenes Postfach einzurichten (z.B. Info@Unternehmensname.de, D.Müller@unternehmensname.de, oder Dispo@unternehmensname.de). Ihr Vorteil dadurch: Sie können schon im Voraus verschiedene Anlaufstellen identifizieren und eingehende Mails sortieren.
- Unabhängigkeit: Nutzen Sie einen Freemail-Anbieter besteht leider die Gefahr, dass diese die Produktpalette ändern oder sogar das Geschäft einstellen. Das zwingt Sie dazu den Anbieter zu wechseln und somit auch Ihre E-Mail-Adresse zu ändern. Besitzen Sie in so einem Fall Ihre eigene E-Mail-Domain können Sie diese einfach zu einem anderen Provider umziehen, da eine eigene Domain als Vermögenswert gilt. So besitzen Sie sicher dauerhaft ein und dieselbe E-Mail-Adresse.
- Mehr Sicherheit: Eine eigene E-Mail-Domain bei kostenpflichtigen Providern ist weniger von Spam, Phishing-Methoden und Hackangriffen bedroht. Hacker und Spammer haben es meist auf leicht zu erratende und schutzlose Freemail-Adressen abgesehen.
- Werbefrei: E-Mail-Adressen bei den kostenfreien Freemail-Anbietern sind oft mit Werbeanzeigen verbunden, die eine störende und unseriöse Wirkung haben können.
1. Schritt: Provider wählen
Um Ihre eigene Domain besitzen zu können, müssen Sie erst einen Provider aussuchen, bei dem Sie Ihre eigene E-Mail-Domain erwerben möchten. Die Leistungsübersicht ist je nach Angebot und Anbieter unterschiedlich und kann je nach Bedürfnis ausgewählt werden. Angebote können beispielsweise bezüglich der verfügbaren Postfächer, Speicherkapazität pro Postfach oder des Standorts des Rechenzentrums variieren. Bei der Wahl eines Providers sollten Sie besonders auf den deutschen Standort des Rechenzentrums achten, sodass Ihre Daten den heimischen Datenschutzbestimmungen unterliegen.
Bekannte Anbieter sind beispielsweise:
- IONOS by 1&1
- STRATO
- One.com
- Goneo
Tipp: Falls Sie bereits über einen Provider Ihre Website laufen lassen, schauen Sie sich nochmal genauer das Leistungsangebot Ihres Providers an. Oft gibt es eine eigene E-Mail-Domain im Paket gratis dazu.
2. Schritt: Verfügbarkeit der Wunschdomain prüfen
Haben Sie einen Provider gefunden, der Ihren Anforderungen und Wünschen gerecht wird, können Sie nun prüfen, ob die von Ihnen gewünschte E-Mail-Domain verfügbar ist. Dies ist bei den meisten Anbietern kostenlos und in wenigen Schritten möglich. Ist Ihre Wunschdomain nicht mehr verfügbar, werden Ihnen ähnliche und verfügbare Vorschläge anempfohlen.
Ihre Wunschdomain sollten Sie ebenso wie den Anbieter mit Bedacht wählen: Die Domain sollte natürlich den roten Faden weiterführen, also beispielsweise aus dem Unternehmensnamen bestehen und gleichzeitig kurz und einprägsam sein. Nicht zu vergessen ist auch die passende Domain-Endung (z.B. „.de“, „.com“ oder „.info“). Die Endung „.de“ bietet sich vor allem bei der Tätigkeit im deutschen Markt an, während sich beispielsweise „.com“ im internationalen Umfeld anbietet.
3. Schritt: Eigene E-Mail-Domain registrieren und einrichten
Haben Sie nun eine passende Domain gefunden, können Sie mit der Registrierung starten. Dafür können Sie meist online ein Bestellformular mit Ihren persönlichen bzw. unternehmerischen Daten ausfüllen.
Ist die Registrierung abgeschlossen, können Sie Ihr erstes Postfach einrichten, indem Sie im Menü Ihres Kontos den ersten und lokalen Teil der Mailadresse festlegen. Ist die erste Adresse gespeichert, können Sie noch weitere Postfächer auf demselben Weg für die jeweiligen Mitarbeiter oder Anfragearten festlegen. Anschließend können Sie noch weitere Einstellungen wie Weiterleitungen, automatische Abwesenheitsnotizen oder auch E-Mail-Signaturen in Ihrem Konto bestimmten.
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