α) Οριοθέτηση και νομικό πλαίσιο
Η TB Digital Services GmbH (TBDS) επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για την εκτέλεση και τη διαχείριση της υπάρχουσας ή επερχόμενης συμβατικής σχέσης της με εσάς. Σε αυτό το πλαίσιο εκτελείται η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός διαφορετικών δραστηριοτήτων επεξεργασίας για διαφορετικούς σκοπούς.

β) Προελεύσεις δεδομένων
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκτώνται κατά κανόνα απευθείας από εσάς στο πλαίσιο της υπάρχουσας ή επερχόμενης συμβατικής σχέσης.

γ) Υποχρέωση παροχής δεδομένων
Για την εκτέλεση της συμβατικής σχέσης πρέπει να παρέχετε στον υπεύθυνο τα απαιτούμενα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Εάν δεν τα παρέχετε, τότε η TB Digital Services GmbH (TBDS) δεν μπορεί να εκπληρώσει τα νόμιμα καθήκοντά της και να συμμετέχει στη συμβατική σχέση.

δ) Προοριζόμενος σκοπός των δραστηριοτήτων επεξεργασίας
Παρακάτω υπάρχει μια επισκόπηση των προοριζόμενων σκοπών που αφορούν οι δραστηριότητες επεξεργασίας:

ε) Υποβολή για προσφορά παροχής υπηρεσιών και υλικών
Αποστολή αιτημάτων, απαίτηση για εκκρεμείς προσφορές, εμπορικός έλεγχος και έλεγχος πληρότητας προσφορών, εκτέλεση διαπραγματεύσεων.

στ) Επεξεργασία εντολής (υλικό, παροχή υπηρεσιών)
Καταγραφή, τοποθέτηση, αποστολή και παρακολούθηση παραγγελίας στο σύστημα.

ζ) Υποστήριξη προμηθευτών
Επικοινωνία σχετικά με τα προϊόντα ή με παροχή υπηρεσιών, απάντηση σε ερωτήματα ή απαιτήσεις, διαχείριση συμφορήσεων και κινδύνων.

η) Έλεγχος παροχής και έλεγχος παρόχων υπηρεσίας
Πληρωμή προμηθευτών.

θ) Εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων
Τήρηση υποχρεώσεων διατήρησης, διασφάλιση απαιτήσεων συμμόρφωσης μέσω ενεργειών ελέγχου (π.χ. έλεγχος λιστών κυρώσεων, ξέπλυμα χρήματος, υποδείξεις για νομικές παραβιάσεις, λειτουργία εσωτερικού συστήματος ελέγχου (IKS) και άλλα συστήματα παρακολούθησης για τη διασφάλιση της ορθότητας των επιχειρηματικών διαδικασιών

Τα επεξεργαζόμενα δεδομένα πρέπει να ταξινομούνται στις παρακάτω κατηγορίες δεδομένων:

• Επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας και (εργασιακά) στοιχεία οργάνωσης
• Στοιχεία χρήσης μηχανογραφικών συστημάτων
• Στοιχεία σχετικά με προσωπικές/επαγγελματικές συνθήκες & χαρακτηριστικά
• Πιστωτικά και τραπεζικά δεδομένα
• Δεδομένα σχετικά με συμβάσεις

Οι ανωτέρω αναφερόμενες δραστηριότητες επεξεργασίας νομιμοποιούνται μέσω των παρακάτω νόμιμων βάσεων:

• Συγκατάθεση σε έναν ή περισσότερους καθορισμένους σκοπούς (άρθ. 6 παρ. 1 στοιχείο α DS-GVO).
• Εκπλήρωση της σύμβασης ή έναρξη σύμβασης (άρθ. 6 παρ. 1 στοιχείο β DS-GVO).
• Εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων (άρθ. 6 παρ. 1 στοιχείο γ DS-GVO).
• Στάθμιση συμφερόντων (άρθ. 6 παρ. 1 στοιχείο στ DS-GVO).
  • Ύπαρξη σχετικής και κατάλληλης σχέσης μεταξύ του υπευθύνου και του ενδιαφερόμενου
  • Πρόληψη απάτης
  • Άμεση διαφήμιση
  • Διαβίβαση δεδομένων εντός μιας επιχειρηματικής ομάδας για εσωτερικούς σκοπούς διαχείρισης (συμπεριλαμβανομένων δεδομένων πελατών και εργαζομένων)

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι δυνατό να παραδοθούν σε τρίτα μέρη σε συγκεκριμένες περιπτώσεις: Όταν η διαβίβαση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα απαιτείται για την εκτέλεση ή την έναρξη της συμβατικής σχέσης. Παρέχουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε παρόχους υπηρεσιών που απασχολούνται από εμάς στο πλαίσιο της επεξεργασίας έργων. Η διαβίβαση των βασικών στοιχείων και των στοιχείων επικοινωνίας πραγματοποιείται για τη διασφάλιση μιας τρέχουσας βάσης δεδομένων και για τον έλεγχο πιστοληπτικής ικανότητας Σε αυτήν τη βάση δεδομένων μπορούν να έχουν πρόσβαση και άλλες επιχειρήσεις που σχετίζονται με την TB Digital Services GmbH (TBDS). Όταν είμαστε υποχρεωμένοι να διαβιβάσουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για την τήρηση εθνικών νομικών προδιαγραφών, π.χ. παροχή στις οικονομικές αρχές, δικαστήρια, οικονομικούς ελεγκτές, τότε εκπληρώνουμε αυτήν την υποχρέωση.

Ουσιαστικά διαγράφουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόλις δεν απαιτούνται πλέον για τους ανωτέρω αναφερόμενους σκοπούς. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποθηκεύονται για όσο διάστημα υποχρεούμαστε νομικά για αυτό ή υπάρχουν ακόμα νομικές προθεσμίες περιορισμού. Αυτό προκύπτει τακτικά από νόμιμες υποχρεώσεις επαλήθευσης και φύλαξης, που ρυθμίζονται μεταξύ άλλων στον Αστικό Κώδικα (BGB), τον Εμπορικό Κώδικα (HGB) ή στον Φορολογικό Κώδικα (AO). Επιπλέον, η αποθήκευση πραγματοποιείται μόνο εάν υπάρχουν περαιτέρω νομικές ή συμβατικές απαιτήσεις αποθήκευσης.

Πέραν του δικαιώματος ενημέρωσης σχετικά με τα δεδομένα που σας αφορούν και διόρθωσης των δεδομένων σας, έχετε επίσης δικαίωμα, εκτός εάν αυτό αντικρούει στη νομοθεσία, διαγραφής, καθώς και δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των δεδομένων σας ή δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων σας. Επιπλέον, έχετε στη διάθεσή σας το δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων. Όταν συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα με βάση τη συγκατάθεσή σας, έχετε επίσης το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση που έχετε δώσει με μελλοντική ισχύ. Η εναντίωση δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων που βασίστηκε στη συγκατάθεση προ της απόσυρσής της. Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας πριν μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τις αιτήσεις σας. Εάν, παρά τις προσπάθειές μας να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα είναι σωστά και ενημερωμένα, αποθηκεύονται εσφαλμένες πληροφορίες, θα τα διορθώσουμε μετά την ειδοποίηση. Σε περίπτωση διαμαρτυρίας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με μια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων.

Δεν υφίσταται αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων σύμφωνα με το άρθρο 22, παράγραφοι 1 και 4 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).