a) Účelové omezení a právní podklady
Společnost TB Digital Services GmbH (TBDS) zpracovává vaše osobní údaje k realizaci a správě stávajícího nebo budoucího smluvního vztahu s vámi. V této souvislosti jsou zpracovávány osobní údaje v rámci různých procesů zpracování z důvodu nejrůznějších účelů.

b) Zdroje osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpravidla získávány přímo od vás v rámci stávajícího nebo budoucího smluvního vztahu.

c) Povinnost poskytnutí osobních údajů
Osobní údaje, potřebné k realizaci smluvního vztahu, musíte poskytnout odpovědné osobě. Bez tohoto poskytnutí nemůže společnost TB Digital Services GmbH (TBDS) splnit zákonem stanovené povinnosti a smluvní vztah nemůže vzniknout.

d) Určení účelu procesů zpracování
Níže uvádíme přehled účelů našich procesů zpracování:

e) Výběrové řízení na poskytování služeb a dodávky materiálu
Odeslání poptávek, vyžádání nedoručených nabídek, obchodní kontrola a kontrola úplnosti nabídek, vedení jednání.

f) Vyřízení objednávek (materiál, služby)
Zápis, zadání, odeslání a sledování objednávky v systému.

g) Péče o dodavatele
Komunikace spojená s výrobky nebo službami, odpovědi na poptávky nebo požadavky, management výpadku dodávek a rizikový management.

h) Controlling v oblasti nákupu a řízení dodavatelů služeb
Úhrady dodavatelům.

i) Plnění zákonem stanovených povinností
Dodržování lhůt pro archivaci, zajištění splnění požadavků v souladu s programem Compliance provedením kontrol (např. kontrola seznamu sankcí, praní špinavých peněz, upozornění na protiprávní jednání, provoz interního kontrolního systému (IKS) a dalších monitorovacích systémů k zajištění řádného provedení obchodních procesů)

Zpracovávané údaje musejí být zařazeny do následujících kategorií:

• profesní kontaktní a (pracovní) organizační údaje,
• údaje o používání IT,
• údaje o osobních/profesních poměrech a vlastnostech,
• údaje o bonitě a bankovní údaje,
• údaje o smlouvě.

Výše uvedené procesy v rámci zpracování jsou legitimizovány následujícími právními důvody:

• souhlas pro jeden nebo více určitých účelů (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR),
• realizace smlouvy nebo vznik smluvního vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR),
• splnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR),
• oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR),
  • existence směrodatného a přiměřeného vztahu mezi odpovědnou a dotčenou osobou,
  • zabránění podvodu,
  • přímá reklama,
  • předávání dat v rámci skupiny podniků pro interní správní účely (včetně osobních údajů zákazníků a zaměstnanců).

Vaše osobní údaje mohou být v určitých případech předány také jiným institucím: Pokud je předání vašich osobních údajů nutné k realizaci nebo vznik smluvního vztahu. Vaše osobní údaje předáváme také námi pověřeným dodavatelům služeb v rámci smluvního zpracování. Předání vašich kmenových nebo kontaktních údajů je provedeno k zabezpečení aktuální databáze a k provedení kontroly bonity. K této databázi mohou mít přístup i jiné společnosti blízké firmě TB Digital Services GmbH (TBDS). Pokud máme povinnost předat vaše osobní údaje z důvodu dodržení národních právních předpisů např. finančním úřadům, soudům nebo auditorům, pak tuto povinnost splníme.

Vaše osobní údaje vždy vymažeme, jakmile již nejsou pro výše uvedené účely potřebné. Vaše osobní údaje budou uloženy, dokud k tomu budeme zákonem povinováni nebo do uplynutí zákonem stanovených promlčecích lhůt. To je vždy stanoveno na základě právní povinnosti k dokladování a archivaci, která je mimo jiné upravena v občanském zákoníku (BGB), obchodním zákoníku (HGB) nebo v daňovém řádu (AO). Kromě toho probíhá ukládání, dokud existuje zákonná nebo smluvní povinnost uchování.

Kromě práva na informace o příslušných údajích a na opravu svých osobních údajů máte, pokud tomu nebrání žádná zákonná nařízení, také právo na smazání vašich údajů a právo na odvolání svého souhlasu se zpracováváním osobních údajů, případně právo na omezení zpracování svých osobních údajů. Dále máte právo na přenositelnost údajů. Pokud na základě vašeho souhlasu uchováváme a zpracováváme vaše osobní údaje, máte také právo odvolání svého uděleného souhlasu s účinností do budoucna. Odvolání souhlasu neovlivňuje zákonnost prováděného zpracovávání osobních údajů na základě uděleného souhlasu až do jeho odvolání. Pokud je nutné, musíme před zpracováním vašich žádostí ověřit vaši identitu. Jsou-li i přes naši veškerou snahu o správnost a aktuálnost uloženy nesprávné údaje, provedeme na základě upozornění jejich opravu. V případě stížností se můžete obrátit na úřad pro ochranu osobních údajů.

Nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování podle čl. 22 odst. 1, 4 GDPR.