Um das Risiko erheblicher finanzieller Verluste aufgrund von Bußgeldern, Gewinnabschöpfungen und Schadenersatzverpflichtungen oder strafrechtlicher Verfolgung gegenüber der TB Digital Services GmbH (TBDS) oder Mitarbeitern zu vermeiden, ist es entscheidend, potenzielle Regelverstöße möglichst frühzeitig zu erkennen. Hinweise auf potenzielle Regelverstöße können innerhalb der TB Digital Services GmbH (TBDS) über verschiedene Kanäle abgegeben werden.

Wenn Sie einen Hinweis abgeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Annahme, Prüfung und Untersuchung des Hinweises gemäß dieser Datenschutzhinweise.

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter des GRC Aufklärungs-Office (GOI) der TRATON SE entgegengenommen, geprüft und dann gegebenenfalls gemeinsam mit anderen Untersuchungseinheiten der betroffenen Gesellschaft aufgeklärt. Hinweise werden stets vertraulich behandelt.

Bei wissentlichem Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Bitte lesen Sie sich die Datenschutzhinweise aufmerksam durch, bevor Sie einen Hinweis abgeben, und entscheiden Sie sich, ob Sie Ihren Hinweis anonym abgeben möchten oder nicht.

Datenschutz
Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die TB Digital Services GmbH (TBDS) ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und gemäß den nationalen gesetzlichen Bestimmungen.

Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Annahme, Prüfung und Untersuchung des Hinweises ist die:

TB Digital Services GmbH (TBDS)
Oskar-Schlemmer-Straße 19
80807 München,

die im Rahmen der Aufklärung von Regelverstößen in gemeinsamer Verantwortung mit den übrigen Konzerngesellschaften des Volkswagen Konzerns im Sinne von Art. 26 DS-GVO steht.
Zur Kontaktaufnahme mit dem Datenschutz-Team oder zur Ausübung von Betroffenenrechten nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

Zweck
Die TB Digital Services GmbH (TBDS) verarbeitet Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
Prüfung und Bearbeitung Ihres Hinweises und der damit erforderlichenfalls einhergehenden Ermittlungen gegen die beschuldigte(n) Person(en), gegebenenfalls der Kommunikation mit Behörden und Gerichten im Zusammenhang mit Ihrem Hinweis, der Kommunikation mit beauftragten internationalen Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder sonstigen ermittelnden Personen sowie anderen Gesellschaften der TRATON GROUP und mit ihr verbundenen Konzernunternehmen.

Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie können Hinweise auch ohne Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten abgeben (anonymer Hinweis). Sie sind daher nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Datenkategorien
Wenn Sie einen Hinweis abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen bzw. private Kontakt- und Identifikationsdaten, sofern Sie Ihre Identität offenlegen (nicht anonymer Hinweis),
• Ihre beruflichen Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten, sofern Sie diese bereitstellen (nicht anonymer Hinweis) und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrem Hinweis nennen.

Rechtsgrundlagen
Den einzelnen Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten liegen die folgenden Rechtsgrundlagen zugrunde:

• Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten bei einem nicht anonymen Hinweis: Einwilligung in die Verarbeitung zu den vorgenannten Zwecken durch die Übermittlung Ihrer Daten (konkludente Einwilligung) (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO).
• Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen: Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO). Es ist ein berechtigtes Interesse der TRATON SE, Gesetzesverstöße und schwere Pflichtverletzungen von Beschäftigten konzernweit, wirksam und mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit aufzudecken, zu bearbeiten, abzustellen und zu sanktionieren und damit verbundene Schäden und Haftungsrisiken für die TRATON GROUP (§§ 30, 130 OWiG) abzuwenden. Auch der Deutsche Corporate Governance Kodex verlangt in Punkt 4.1.3. die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.
• Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten bei nicht anonymer Meldung an andere Empfänger: Verarbeitung ist aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO).

Ihre personenbezogenen Daten können in bestimmten Fällen auch an andere Stellen weitergegeben werden: Im Rahmen der Bearbeitung von Hinweisen oder im Rahmen einer internen Untersuchung kann es in begründeten Einzelfällen notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter der TRATON SE oder Mitarbeiter einer anderen, mit der TRATON SE verbundenen Konzerngesellschaft weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften der TRATON SE beziehen. Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an Tochtergesellschaften der TRATON GROUP in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, auf Basis geeigneter datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen (z. B. EU-Standarddatenschutzklauseln oder Ausnahmetatbestände gemäß Art. 49 der DS-GVO), erfolgen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder im Falle eines berechtigten Interesses der TRATON SE oder eines Dritten an der Hinweisaufklärung kommen als weitere denkmögliche Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der TRATON SE oder einer anderen, mit der TRATON SE verbundenen Konzerngesellschaft beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften infrage.

In bestimmten Fällen besteht für die TRATON SE die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist dann gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Wenn Sie uns Ihren Namen oder andere personenbezogene Daten mitgeteilt haben (nicht anonymer Hinweis), wird Ihre Identität als Hinweisgeber/in – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/in möglich werden.

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert sowie darüber hinaus, soweit landesspezifische gesetzliche, vertragliche oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen bestehen.

Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden die Daten entsprechend den landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert. Bei einer Anonymisierung wird der Bezug zu Ihrer Identität als Hinweisgeber endgültig und irreversibel entfernt.