Transport | Prozessoptimierung | Automatisierung

Prozessoptimierung in Ihrem Transportunternehmen

Der 6-Schritte-Plan zur erfolgreichen Prozessoptimierung

Von Nadine Schinko

Die Same Day Delivery ist mittlerweile für viele Endkonsumenten kaum mehr wegzudenken. Eine vollständige Liefertransparenz sowie kostenlose Retoursendungen werden von ihnen inzwischen nicht mehr nur erwartet, sondern vorausgesetzt. Dieser Trend aus dem B2C-Bereich setzt sich im B2B-Segment fort: Waren Transparenz und Automatisierung früher meist in Thema für einige wenige Branchengrößen, so werden diese Leistungen mittlerweile immer öfter auch für kleinere Transportunternehmen zu Bedingungen ihrer Geschäftskunden - der Effekt: Der Druck des Marktes auf die Transport- und Logistikbranche steigt immer weiter an.

Eine regelmäßige und pünktliche Lieferung von Material und Zwischenprodukten ist ein Muss in einer Produktionsstätte und daher entscheidend bei der Wahl der Spedition. Um die Produktionsprozesse optimal planen zu können, sind diese Werke zudem auf eine transparente und schnelle Informations- und Datenvermittlung angewiesen: Transportstatusmeldungen, digitaler Abliefernachweis und Geopositionen während des Transports können dabei helfen. Transportunternehmen müssen demnach Schnelligkeit, Flexibilität und Transparenz bei gleichzeitiger hoher Qualität und unbeschädigter Ware vorweisen können.

Von schnellen Transporten, einer minimierten Fehlerrate und einer maximalen Transparenz profitieren alle Beteiligten in der Supply Chain:

„Transport- und Prozessoptimierung ist wichtig, um die hohen Kundenanforderungen zu erfüllen - und somit Geschäftskunden zu gewinnen, und die Bestandskunden nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Eine Optimierung der eigenen Prozesse kommt aber auch direkt dem Transportunternehmen zugute: Es können beispielsweise Leerfahrten und lange Standzeiten vermieden werden, die kein Geld einbringen, sondern nur Zeit kosten.“, so Martin Schacherl.

Fliesender_Prozess.jpeg

Zusammen mit Martin als Experten für Transportprozesse schauen wir uns nun an, worauf es bei der Prozessoptimierung bei Transporten wirklich ankommt:

Das grundlegende Ziel eines Unternehmens ist, wettbewerbsfähig zu bleiben und diese Fähigkeit im besten Fall zu steigern. Nach dem Lead-Management wird dies durch Minimierung von Kosten, Kundenorientierung ​​und hohe Standards erreicht. Verschwendungen, wie beispielsweise von Kraftstoff im Leerlauf, müssen reduziert, überflüssige Prozessschritte beseitigt und Abläufe optimiert werden. Zusammenfassend ermöglicht die Optimierung von Transportprozessen Wettbewerbsfähigkeit und Steigerung des Wachstums durch:

  • Kostensenkung
  • Aufwandssenkung
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Erfüllung der Kundenanforderungen
  • zusätzlicher Mehrwert für Kunden bzgl. Leistung, Qualität, Zeit und Kosten
  • Strukturierte und stressfreie Abläufe

 

Der 6-Schritte Plan zur erfolgreichen Prozessoptimierung

„Auf den ersten Blick erscheint die Optimierung von Transportprozessen sehr aufwendig – das ist es auch. Bestehende Prozesse müssen zusammen betrachtet und in einzelne Schritte aufgegliedert werden, um das anhaltende Chaos zu entwirren. Das Geheimnis hinter einem realistischen und erfolgreichen Konzept: Beziehen Sie Beteiligte aus Ihrem ganzen Transportunternehmen ein, die ihre Erfahrungen in die Prozessoptimierung miteinfließen lassen! Letztendlich sollten alle Prozesse überarbeitet worden sein, um einen maximalen Erfolg zu erbringen. Eine Prozessoptimierung sollte immer individuell konzeptioniert werden – es gibt jedoch sechs grundlegende Schritte, die auf keinen Fall fehlen dürfen:" ,
- Martin Schacherl

 

1. Schritt Analyse des IST-Stands

Im ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über alle relevanten Themen: dazu gehören beispielsweise aktuelle Transportstrukturen und – Vernetzungen, Durchlauf- und Lieferzeiten, Ablauforganisation sowie sämtliche Prozesskosten. Während der IST-Analyse sollten alle transportrelevanten Strukturen, Systeme, Datensätze, Standorte und Partner auf den Tisch gelegt, überprüft und auf Verbesserungspotentiale hin überprüft werden. Eine fundierte Prozessoptimierung kann nur auf Basis einer detaillierten Übersicht und dem Verständnis der Zusammenhänge erfolgen.
Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihre eigenen Erfahrungen und Erkenntnisse, sondern beziehen Sie alle Mitarbeiter Ihres Transportunternehmens mit ein. Nur so können Prozesse erstellt werden, die jederzeit und überall ineinandergreifen und somit maximale Performance liefern.

 

2. Schritt: Ziele festlegen

Ziele sollten nicht unbedacht gesetzt werden – eine Zielsetzung nach dem SMART-Prinzip ist sehr erfolgsversprechend: Es besagt, dass Ziele spezifisch, messbar, von allen Beteiligten akzeptiert, realistisch und zeitlich begrenzt sein müssen. Nur nach diesem Schema sind die Ziele ihres Optimierungs-Projekts am Ende des Tages überprüfbar. Ziele könnten beispielsweise sein:

  • Einsparungen von Kosten und Ressourcen wie Zeit und Personal
  • Minimierung der Fehlerrate
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Automatisierung und Transparenz
  • Aufwandssenkung durch Strukturierung und Automatisierung
  • Steigerung des Wachstums

Während man die Ziele der Optimierung festlegt, sollten dabei ebenso mögliche Transportrisiken berücksichtigt werden: Das Transportpersonal darf in keiner Hinsicht einer Gefährdung ausgesetzt werden und auch die Ware sollte trotz eventuellen Einsparungszielen nicht beschädigt oder verloren werden. Keine Unternehmensaufgabe darf unter der Prozessoptimierung leiden.

 

3. Schritt: Konzeptionsphase

Am Ende dieser Phase soll ein Konzept für eine effiziente Transportstruktur stehen, in der für Ihr Transportunternehmen optimale und zielführende Methoden und Maßnahmen festgelegt wurden. Nun stellen Sie sich eventuell die Frage: Wo fängt man da nur an?  

Empfehlenswert ist der Start mit Brainstorming, bei dem alle bisherigen Erfahrungen, mögliche Methoden und Maßnahmen, sowie Verbesserungsvorschläge gesammelt werden. Die Ideensammlung wird dann gruppiert und sortiert. Auch bei der Planung der Maßnahmen sollten Sie Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen: Wer sonst hat ein besseres Fachwissen, als die Menschen die tagtäglich mit den Prozessen arbeiten.   

Zwei essenzielle Punkte sollten bei der Planung der Maßnahmen nicht fehlen: Standardisierung und Automatisierung!

 

4. Schritt: Transportoptimierung durch Standardisierung

Insbesondere wenn das Transportunternehmen über mehrere Standorte oder IT-Systeme verfügt, müssen Prozesse, Dokumente, Datenverarbeitungen, Tarifstrukturen und weitere unternehmensweite Belange standardisiert werden. Durch ähnliche Handlungsabläufe weiß jede beteiligte Person was zu tun ist und welche Ergebnisse zu erwarten sind. Auf diese Weise können der Arbeitsaufwand und Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal eingespart werden.

 

5. Schritt: Optimierung durch Automatisierung

Wenn Transportprozesse manuell ablaufen, kann dies den Erfolg Ihrer Maßnahmen reduzieren: Es passieren mehr Fehler – das kostet mehr Zeit und Geld. Werke wie zum Beispiel im Volkswagen Konzern fordern sogar die Automatisierung von Transportprozessen ihrer Spediteure und Lieferanten z.B. über WebTMS, um die eigene Produktion vor Ausfällen absichern zu können. Durch digitale Lösungen können Abläufe automatisiert und die Zielerreichung der Prozessoptimierung unterstützt werden.

Welche Transportprozesse können automatisiert werden?

  • Übermittlung von Transportinformationen
  • Tourenplanung und -optimierung auf Basis der Datenhistorie
  • Kommunikation zu Kunde / Fahrer bspw. über Telematik-Apps
  • Ladungsoptimierung: Vermeidung von Leerfahrten, langen Standzeiten,...
  • Verwaltung von Transportaufträgen
 

Welche Vorteile bringt die Prozessautomatisierung mit sich?

  • Transparenz zur Echtzeit
  • Automatische und übersichtliche Darstellung von Transportaufträgen
  • Automatische Bestätigung der Aufträge
  • Automatische Anpassung bei Änderungen eines Auftrages
  • Automatische Statusmeldungen
  • Automatische Übermittlung von Geopositionen
 

 

„Die Prozessautomatisierung verspricht einen problemlosen und ressourcenschonenden Ablauf, sowie die nötige Transparenz, von der Ihre Kunden und die ganze Supply Chain profitieren.“,
- Martin Schacherl

03_webtms_system.png
6. Schritt: Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung wird leider oft unterschätzt und als unnötiger Aufwand abgestempelt. Die eben erstellen Maßnahmen und Optimierungen basieren auf bisherigen Erfahrungen, Fachwissen und Analysen und sind meist erfolgsversprechend. Jedoch aber ist es in der Praxis oft anders: Externe Einflüsse oder Veränderungen können dazu führen, dass Maßnahmen nicht das gewünschte Ziel erreichen. Prüft man daher nicht regelmäßig die gewonnenen Ergebnisse, können essenzielle Erkenntnisse verloren gehen. „Regelmäßig“ ist dabei ein wichtiges Stichwort: die Maßnahmen können zu Beginn zielführend wirken, jedoch aber aufgrund der Entwicklungen auf dem Markt nicht dauerhaft zielführend sein. Je nach Ergebnis der Erfolgsmessung müssen die Prozesse an die Entwicklungen angepasst und laufend weiterentwickelt werden.  

 

Ein besonderer Tipp des Experten: Optimieren Sie Ihre Prozesse jetzt!

In Zeiten des Fahrermangels können Sie sich auf den wiederkehrenden Wettbewerb vorbereiten: Aktuell können Transportunternehmen durch den Mangel an Berufskraftfahrern nur begrenzt Aufträge annehmen. Auch aus Sicht des Kunden ist dies ein großes Problem, da Sie Ihre Aufträge an eine Spedition mit entsprechender Kapazität übergeben müssen. Letztlich bedeutet dies, dass die Spediteure die Wahl haben und sich derzeit noch ihre Kunden aussuchen können. Da der Fahrermangel jedoch nicht dauerhaft ist, wird sich das bald ändern. Künftig haben auch mehr und mehr kleinere Kunden Anforderungen an Transparenz und Prozessdigitalisierung. Sobald Sie wieder die Möglichkeit haben ihre Dienstleister selbst zu wählen, kommen nur die Transportunternehmen in Frage, die diesen Anforderungen gerecht werden.  
Jetzt ist die richtige Zeit zu handeln! Nutzen Sie die Ruhe, die Ihnen das aktuelle Marktumfeld bietet und optimieren Sie Ihre Prozesse, bevor es auf dem Wettbewerbsmarkt wieder so richtig losgeht.

Martins's Einschätzung zum Schluss: Transportunternehmen haben nun neue Chancen sich im Markt zu positionieren

„Transportunternehmen müssen sich den dynamischen Marktanforderungen anpassen. Der Wandel und die Entwicklung der Branche bedeuten aber nicht zwingend etwas Schlechtes: Unternehmen haben nun neue Chancen sich im Markt zu positionieren. Diese Veränderungen sollten als Vorteil gesehen und auch als solcher genutzt werden. Um Ihre Transportprozesse zu optimieren und an Kundenanforderungen anzupassen, bedarf es nur ein wenig Zeit, Geduld und der richtigen Software: Wichtig ist, sich realistische Ziele zu setzen, den eigenen Aufwand durch Standardisierung und Automatisierung mithilfe von digitalen Lösungen zu minimieren und ihre Prozesse regelmäßig zu prüfen - und falls notwendig erneut anzupassen. Hält man sich an diese sechs Schritte, ist die Transportprozessoptimierung so einfach wie Zähneputzen.“ – Martin Schacherl 



photo-nadine-schinko-circle.png

Nadine Schinko

Marketing Communications
E-Mail: nadine.schinko@rio.cloud

Autorin |  Sie klärt über verschiedene Probleme und Fragen in der Logistikbranche auf, ohne dass die Leser ein Fremdwörterbuch benötigen. Sie studiert Onlinemarketing und ist seit über einem Jahr Teil des RIO Marketing-Teams.